材料储备资金在企业生产流动资金中占有相当大的比重,是资金控制中的重点。供应部门对材料储备资金占用的日常控制可以从以下几方面着手:(1)分类控制材料企业的材料种类较多,对于各种材料都必须建立完整的收发存的制度。
但是,不同种材料在价格、生产消耗等方面存在着差异,一视同仁的材料控制方法无法保证对材料资金占用进行有效的控制。 为此,供应部门可以采用ABC分类法对材料资金进行日常控制。
ABC分类法,就是将材料按照价格的高低、消耗量的大小、采购的难易还有在生产中作用程度的高低,分为A、B、C、三大类。A类材料是指价格较高,消耗量较大,采购较难以及在生产中有重要作用的材料;B类次之;C类则为材料,通常价格较低,消耗量较小,采购较为容易或者在生产中作用有限。
通常来说,对A类材料应该加强控制,而对C类材料则可以采用简化的核算、控制方法。对材料实行ABC分类控制,不仅可以突出重点和进行有效的控制,同时也可以简化材料日常控制工作。
(2)合理控制材料储备量满足生产的需要的最低的储备量是材料储备的最佳状况。同时最低的目标也应该是不突破储备资金定额。 为此,材料仓库的保管人员应当掌握材料的合理储备量。每次收到或发出材料时,保管人员除了需要改动料签以外,还应该在材料登记簿(或材料明细分类账)上及时登记各种材料的收、发、结存数额,从而随时了解储备资金定额的执行情况。
尤其是对采用ABC分类法下的A类材料,应按品种制定材料储备定额,同时把最高和最低储备定额填人材料卡片(或材料明细分类账),以便随时将实际库存材料的数量与最高、最低储备定额来作比较,避免材料超储积压或者储备不足。
材料储备量大小的问题事实上也是个储备周期长短的问题。材料储备周期的长短取决于采购次数的多少。采购次数多,那么储备周期就短,材料储备量相应地就比较小;反之,采购次数少,储备周期就长,材料储备量相应地也就比较大。
决定采购次数多少的直接因素是综合成本的高低。单从材料储备量的问题来说,储备周期自然是越短越好,也就是说采购次数不宜过少,或者说每次采购的材料数量不应该过多。 (3)积极处理积压材料材料仓库应定期和经常性地进行材料清查工作,并按照企业生产经营的需要分析有无超储积压的材料或者不合格材料的积压。
要是发现材料积压,一方面要及时通知有关采购人员(最好是以文字方式,比如说禁购物资通知单);另一方面,应协同其他部门及时采取措施,对超储材料进行处理,从而挖掘材料资金的潜力,加速材料资金的周转。
材料清查对于储备资金控制的意义不仅仅在于及时发现并且处理材料超储积压,还在于根据清查中所发现的问题,改进有关材料管理的各项制度。