现金费用支出的内部控制程序有哪些内容?
餐馆在日常经营过程中,除了通过物料采购、仓库领出发生构成营业成 本的耗费外,还会发生办公费、交际费、保险费、水电费等各种与餐馆管理 活动有关的费用。这些费用支出占餐馆支出的比重较大,同样必须加强管理 和控制。 餐馆对各种费用控制的总体要求是:在扩大餐馆经营服务范围、保证服 务质量的前提下,尽可能地减少各项费用支出。为此,首先必须建立健全的 费用支出控制制度。为加强对费用的管理和控制,将日常开支的各种费用纳人既定的轨道, 餐馆必须在每一经营期开始之前编制费用预算(一般是年度预算),并形成 制度。 费用预算是餐馆预算的重要组成部分。先由各部门拟订部门预算,报财 务部门审查,经反复研究、逐级...全部
餐馆在日常经营过程中,除了通过物料采购、仓库领出发生构成营业成 本的耗费外,还会发生办公费、交际费、保险费、水电费等各种与餐馆管理 活动有关的费用。这些费用支出占餐馆支出的比重较大,同样必须加强管理 和控制。
餐馆对各种费用控制的总体要求是:在扩大餐馆经营服务范围、保证服 务质量的前提下,尽可能地减少各项费用支出。为此,首先必须建立健全的 费用支出控制制度。为加强对费用的管理和控制,将日常开支的各种费用纳人既定的轨道, 餐馆必须在每一经营期开始之前编制费用预算(一般是年度预算),并形成 制度。
费用预算是餐馆预算的重要组成部分。先由各部门拟订部门预算,报财 务部门审查,经反复研究、逐级汇总、修订平衡后,报总经理审签,最后由 董事会研究批准。餐馆费用预算通常由各部门费用数额、各项费用数额、全 部费用总额、费用率几部分组成。
各部门费用数额是各部门根据对目前业务情况的调查,对下一年业务 拓展的预测,周密考虑一切可能影响预算的因素,参考历年特别是上一年 的费用实际支出数据和各项费用的定额资料拟订的部门费用预算;各项费 用数额是由各部门费用预算中相同的项目相加而成;全部费用总额即是各 部门费用预算额之和,又是各项费用数额的合计;费用率主要是指销售费 用率,即费用预算占营业收人预算的比率,反映的是每100元的营业收入有多少元的费用支出。
费用率是衡量餐馆经营效益的一个重要指标。其计算公式是:销售费用率=费用预算额+营业收人预算额x100%编制费用预算时,应该注意的是,营业收人预算增大,费用预算也会随 之增大,但销售费用率不能提高。
如果发现销售费用率提髙了,就应审查费 用预算的各个项目是否合理、正常,对不合理的部分应进行调整,重新测算。有的餐馆为编预算而编预算,一旦编好了预算,就束之高阁,从不在餐 馆的经营活动中按预算控制费用。
这种预算编制得再好,也是没有用的。餐馆既需要编制预算,以作为控制费用支出的依据,也需要在执行过程 中不断对预算执行情况进行检查,以作为控制费用支出的手段。为使预算检 查制度化,许多餐馆对预算检查的时间、方法、参加人员等作出规定,并把 预算检查列入每个月末、季末、年末或月初、季初、年初经营例会的议事 日程。
预算检查的方法是由财务部门提供各项费用实际执行结果的数据,财务 人员把这些数字逐项进行对比、分析,预算差异过大过小,都要检查原因, 并要求有关部门作出解释,从而引起对差异的注意和重视,以便找出下一步 预算控制的重点和方向,也为来年编制预算提供重要的参考资料。
同时,预 算的检查结果应与餐馆内部的奖惩制度挂钩,以增加预算控制的效力。餐馆财务部门在日常核算中必须以费用预算为依据,认真审核费用支出 凭证,严把费用预算关,及时揭露、反映和制止超过、违背预算控制的费用 支出。
另外,如果餐馆的经营环境发生了较大的变化,或出现了影响费用预算 顺利执行的新情况,应及时提出修订和调整预算的意见,并按照原预算编制 审批程序进行修订和调整。费用支出审批制度,主要是对费用支出的程序和审批权限作出的规定。
凡餐馆日常开支的费用需纳入费用预算;对于预算内的费用开支,应由经手人填单,经部门主管签批,由财务部门审核后即可开支报账;凡预算的费用 开支,经部门主管签批后,由财务部门审核提出意见,报总经理或其授权人 批准;交际应酬费、广告宣传费等费用的支出直接由总经理或其授权人负责 审批控制。
餐馆的现金,包括库存现金,以及银行存款在内的一切货币款项。餐馆以现金支付的费用很多,除了要支付日常零星开支外,还要定期支 付水、电,燃料、楼宇保养维修、电梯保养维修等费用。现金费用支出的内部控制的程序是填制现金付款单、签认核实和批准付款。
餐馆的所有现金费用,都须填写现金付款单。现金付款单的内容主要有: 费用名称、付款用途、付款金额、预算数额、合同编号、收款单位名称及开 户银行、账号等。账单直接送交财务部门的,由财务部门填写付款单;工程部、采购部等 部门收到的账单,由这些部门填写付款单;对于需要预付的款项,由签订有 关合同、协议的部门或经办人填写付款单。
付款单制好后,将账单有关原始单据附在其后,由部门主管审查签认报 送财务部门。对预付款项,财务人员应取出合同,认真进行核对;对涉及其他业务部 门的费用账单,应交有关部门查验签认。例如,电费和水费账单,应让工程 部查验电表、水表,将实际耗用量与账单上的耗用量进行核对,签字确认后 将账单交回财务部门。
工程部等有关业务部门,对一些可以计量的耗用,应 设立抄表薄,抄表的时间应与供应单位计结的时间一致,以便核对。一些维 修单以及工程小项目,应将账单交由经手验收的部门人员确认。会务部门对账单的审核,重点审核账单的依据是否与有关合同的条文相 符;此项费用是否在预算范围之内,是否超支;账单有关金额内容,其计算 是否正确,等等。
账单的费用如果在费用预算范围之内,且无超支,经财务人员复核无误 后,财务主管可以批准付款;账单的费用如属于预算费用或费用额超过预算,则须将有关单据呈报总经理审批;财务人员根据批准的现金付款单及所附单 据办理付款手续。
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