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凭证怎么样录入?

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2019-03-01

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    会计凭证种类繁多,但按其填制程序和用途的不同,可划分为两种形式。一种是直接根据原始凭证作为输入凭证;另一种是以记帐凭证作为输入凭证。两种方式各有利弊,但目前采用较多的还是后一种形式。
   、原始凭证的输入格式设计 原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的会计凭证。  它是用来记载经济业务实际执行和完成情况,明确经济责任,具有法律效力的书面证明,是记帐的原始根据。
   原始凭证按其不同,可分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是在经济业务发生或完成时,从其它单位或个人直接取得的凭证。如销货单位开给的发票、收款单位或个人开给的收据、银行转来的收款通知等。
    自制原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员,根据发生经济业务的内容自行填制的凭证。如收料单、材料领用单、报销单等。 在电算化环境下,直接根据这些原始凭证记帐,必须设计出相应凭证的输入屏幕格式,并且要具备如下几个要素,才可代替记帐凭证: 1、凭证上要有固定的位置供操编制会计分录; 2、凭证上要有固定位置标明传递路线,并能有效地记录责任人。
    如财务主管-出纳-编码-审核-操作-归纳等。 3、根据原始凭证自动生成的记帐凭证式样要统一,便于整理归档。 直接根据原始凭证完成输入是电算化追求的目标。但是其风险也比较大,关键是对输入操作人员的素质以及输入的审核制度要求比较高。
  否则,直接从原始凭证输入会计分录很难保证不出错,这也是目前大多数会计核算软件仍采用输入记帐凭证的原因所在。  此外,目前一些帐务处理系统的转帐功能不够完善,也是制约这一方式广泛使用的另一个重要原因。
   、记帐凭证的输入格式设计与数据库设计 记帐凭证是根据经过审核无误的原始凭证填制的。可以分为三种:收款凭证、付款凭证和转帐凭证,也可以分为五种:银收、银付、现收、现付和转帐凭证,对于经济业务量不大的单位,也可采用转帐凭证一种形式,但如果是通用会计核算软件,则应分开考虑。
     为了保证输入处理的直观性、方便性与准确性,设计一个清晰、美观的输入屏幕画面不但可以降低操作的差错率,而且也能够提高输入效率。记帐凭证的屏幕格式一般可设计成跟手工凭证一样的格式。
  最少应包括以下内容: 1、日期:首先显示当日系统日期,若不需要修改,用回键确认,否则键入日期。   2、凭证号:从凭证号文件中调出后,由系统自动增加。 3、凭证类别:有默认值,允许用户选择。
  最好有校验功能,如收付款凭证中必须有现金或银行存款科目,收款凭证借方和付款凭证贷方必须有现金或银行存款科目等。 4、可直接输入汉字,或者输摘要码,自动产生摘要。  也可将摘要内容中有关单位或个人的名称单独划出,另列一户名栏,以便于查询。
  

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