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办公室接电话的礼仪是什么?

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2009-07-23

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    体要求如下:  ①电话的开头语直接影响顾客对你的态度、看法。通电话时要注意使用礼貌用词,如“您好”、“请”、“谢 谢”、“麻烦您”等等。打电话时,姿势要端正,说话态度要和蔼,语言要清晰,即不装腔作势,也不娇声娇气。
  这样说出的话哪怕只是简单的问候,也会给对方留下好印象。  只要脸上带着微笑,自然会把这种美好的、明朗的表情传给对方。特别是早上第一次打电话,双方彼此亲切悦耳的招呼声,会使人心情开朗,也会给 人留下有礼貌的印象。
  电话接通后,主动问好,并问明对方单位或姓名,得到肯定答复后报上自己的单位、姓名。不要让接话人猜自己是谁(尤其是长时间没见的朋友、同事),以使对方感到为难。   ②电话铃响两遍就接,不要拖时间。
  拿起呼筒问“您好”。如果电话铃响过四遍后,拿起听筒要向对方 说:“对不起,让您久等了”,这是礼貌的表示,可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要,应做好电话记录,包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容,通话日期、时期和对方电话号码等。
     ③挂电话前的礼貌也不应忽视。挂电话前,向对方说声:“请您多多指教”、“抱歉,在百忙中打扰您”等等,会给对方留下好印象。 ④打、接电话时,如果对方没有离开,不要和他人谈笑,也不要用手后住听筒与他人谈话,如果不得已,要向对方道歉,请其稍候,或者过一会儿再与对方通电话。
     ⑤打电话时,应礼貌地询问:“现在说话方便吗”?要考虑对方的时间。一般往家中打电话,以晚餐以后或休息日下午为好,往办公室打电话,以上午十点左右或下午上班以后为好,因为这些时间比较空闲,适宜谈生意。
   ⑥要学会配合别人谈话。我们接电话时为了表示认真听对方说话,应不断地说:“是,是”、“好,好吧”等,一定要用得恰到好处,否则会适得其反。  要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况,应付方式各异。
   ⑦对方要找的人不在时,不要随便传话以免不必要的麻烦,如必要,可记下其电话、姓名、以回电话。 ⑧在办公室里接私人电话时,尽量缩短时间,以免影响其他人工作。 电话礼仪林林总总不可一语道尽,一般人之所以口气不好或态度不佳,可能是没有察觉到自己的口气给人的不舒服,也可能是态度与认知上有所偏差。
    台湾已渐渐走入高度开发中国家,服务业也蓬勃发展中,客户也许不必亲自上门,透过电话就可以下单,是我们的态度影响了客人的决定,成交在一念间,加强电话应对技巧与服务礼仪,让客户愿意再次上门,才能让我们立于不败之地哦! 温馨小秘籍(电话预约的要领是): ① 力求谈话简洁,抓住要点。
     ② 考虑到交谈对方的立场。 ③ 使对方感到有被尊重、重视的感觉。 ④ 没有强迫对方的意思。   ??成功的电话预约,不仅可以使对方对你产生好感,也便于推销工作的进一步进行。
  

2009-07-22

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记得大学里上秘书培训课的时候老师说:要听到两声之后再接电话,第一声是给对方考虑的时间,也说明你这边工作也很忙,听一声就接,人家会以为你很闲。另外接时,不急不缓但是又要有礼貌的问好,必要时还要说出贵司的名称,例如:您好,这里是***公司或者说***部门。希望能对你有帮助

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