如何写好年终总结
关键词：年终总结 过程方法 PDCA 偏差分析 预测分析 原因 理由
年终是写总结的时候，不管是单位要求，还是自己的主动习惯。
现在网上有诸多技巧与模板或范文，提供的方法也是可圈可点，各有千秋！毕竟人不同，思想不同，要写出体现自己特色的精彩总结，需要对年终总结本身有一个全面的认识与理解。
1、 什么是年终总结
年终总结是在年终时，对一年来所有工作绩效进行收集、分析，通过实际完成与计划期望的数据对比，以便了解和沟通年度工作进展的状况、需要改进的问题及要采取的措施，并对下一年度的发展趋势做出预测，形成报告的全过程。
所以说，年终总结不单独是一份报告，而是一个过程，年...全部
关键词：年终总结 过程方法 PDCA 偏差分析 预测分析 原因 理由
年终是写总结的时候，不管是单位要求，还是自己的主动习惯。
现在网上有诸多技巧与模板或范文，提供的方法也是可圈可点，各有千秋！毕竟人不同，思想不同，要写出体现自己特色的精彩总结，需要对年终总结本身有一个全面的认识与理解。
1、 什么是年终总结
年终总结是在年终时，对一年来所有工作绩效进行收集、分析，通过实际完成与计划期望的数据对比，以便了解和沟通年度工作进展的状况、需要改进的问题及要采取的措施，并对下一年度的发展趋势做出预测，形成报告的全过程。
所以说，年终总结不单独是一份报告，而是一个过程，年终总结是全年工作总体过程中的一部分，本身也是一个特殊的过程。是一个有特殊目的的过程，应该按照过程管理的观点进行认识与理解。
过程是将输入转化为输出的相互关联或相互作用的一组活动，过程方法是将活动和相关资源作为过程进行管理，可以更高效地得到期望的结果，过程方法最典型的模式之一为PDCA循环，即策划—执行—检查—行动—再策划新的循环。
PDCA被国际标准化组织用于指导各个管理体系标准的制定与推广，如ISO9000系列质量管理体系、ISO14000系列环境管理体系、ISO22000食品安全管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系及其他的资源管理体系等。
年终总结是PDCA过程管理模式中的C环节，具有检查的所有性质。
2、 为什么要年终总结
年终总结在PDCA过程起中承上启下的作用，是对上年度的所有策划与执行情况的一个汇总性审视，通过对策划结果的执行情况进行系统性的分析，找出偏差，特别是对偏差背后的原因及所处的环境因素变化进行分析，确定出需要改进的地方及改进的事项之间要实施的优先顺序，确定出面临的风险或对明年的发展趋势做出预测，根据组织的使命进行战略的调整或新目标的策划。
即确定出下步的行动，以更好地指导个人或组织的明年的策划与执行。
如果没有进行年终总结，对自己所处的位置就不能有一个清醒的认识，“自知之明”就不易做到。年终总结做得好，就如从“局外人”的角度进行回顾，识得庐山真面目。
一句话，一年之计在于春，春天来自今年的年终总结。
3、 年终总结有什么内容，有什么标准
年终总结至少要包括以下内容：
对过去一年内绩效结果的分析，特别是KPI数据的分析；本年度没有达成目标的描述，没有达成目标或者形成偏离的分析，当前的风险和问题的状态；本年度实施的主要措施及其效能分析；明年的主要项目预测；
需要升级改进的表格样式、报告模板、制度文件等资料性文件，重要的问题经验教训；
需要注意的事项，提出的其他改进建议，如推荐的纠正预防措施。
年终总结的标准是内容上项目不要缺失，整体报告要能够反映实际，重点突出成功或不足内在原因的分析，提出相应的改进建议，要面向未来，结合组织的战略。即概括为：完整、真实、深入、改进、未来与战略。
4、 写好总结需要准备哪些资料
要有一个好的年终总结，当然需要准备充分的资料，比如：
年初计划与各期实际的计划指标，特别是各项标准的基本数据信息，这是衡量一年工作绩效的基准与根本。
如收入、成本、质量、进度、效率、效益、人力资源、服务时限等具体的指标，特别是针对报告书写人的关键绩效考核指标（KPI）；
实际的工作绩效信息，即根据工作计划实际完成的基本数据，如实际完成的工作结果、工作进度、质量合格数量、实际客户开发数量、实际成本支付等；同时可以考虑将实际工作过程中采取的措施进行系统总结录入，如人员的培训、市场的开发、客户关系的维护方式等；
计划指标的完成结果，即输入的第一项指标的实际完成比例（比率）或结果描述，如技术状态等；
年内已经完成的月度或季度总结性资料，组织或个人往年的年终总结资料或模板，公司年初考核的制度规定，要求的主要指标偏差的标准要求，组织内表彰或惩戒的事例，组织年度内发放的其他文件或通知等，以便对号入座；在报告中加以发挥或回避；
其他对个人岗位的发展与晋升有直接关系的考核类信息及其他必要的信息。
5、 如何进行总结并体现自己特色
通常采用方法有进行计划与完成的偏差分析、预测分析、文本格式选择等。
偏差分析，借用项目管理中的概念就是一种事后审查，找出实际完成与计划基准的偏差，并分析导致出现差异的原因。
通常的步骤是：验证所收集到的信息的质量，确保信息的完整性、与过去数据的可比性以及与其他状态信息相比较的可靠性，即体现出基于事实的决策的基本要求；然后把实际信息与计划的基准进行比较，确定出偏差，应该注意各种偏差是有利的还是不利的，进行相应的定性；最后确定出现的偏差对年度目标计划的影响，并分析出现偏差的影响原因及外部的因素，偏差的可能发展趋势预测等；最后根据信息的充分程度及影响的后果及其严重性进行纠正或预防措施的提出。
在进行分析时，特别需要提出的是要善于区分原因与理由，要重点分析原因，客观描述环境变化，不要把理由当成原因，防止你的领导认为你在推托责任，没有责任感。简单说，原因是自己内在的因素，如知识、经验的不足，学习、创新的动力不够，对问题本身关注度或理解程度不够等，是可以克服的；而理由是外在的因素，如今年的市场发生了变化、竞争对手采取了不当的竞争手段、政府政策的干预、天气气候变化导致的工作环境等，是你不能控制只能适应的。
借用大家通常的比喻是“逆水行舟、不进则退”的例子，在这一事例中，不进则退的理由是逆水或风浪，原因是船体本身没有足够克服阻力的强大动力，要改进的是船体动力，而不是将水倒流过来。
预测分析是根据现有的或历史的数据信息，利用数学或经济学的方法，如线性回归分析、成长曲线、德尔菲法、概率分析或其他的直观预测法等对明年的发展情况，特别是目标指标情况进行预估，以指导明年的策划。
同时预测要考虑偏差分析中产生的外在环境变化（理由）对组织整体的影响，主要体现在风险的预测与应对上。
文本格式选择是将形成的总结以什么形式进行汇报沟通，如果组织上有严格的模板的话，直接按照模板总结就行了。
如果没有的话可以考虑使用PPT演示文稿、EXCEL表格或Word文档形式，最好是使用PPT加链接文本的模式进行，多采用图表格式，以考虑到让阅读报告的人感到心情的愉悦，提升年终总结的评价得分，对自己的晋升或发展有巨大的好处。
顺便说一句，现在的管理已经是读图时代，人们的大脑特别是领导的大脑对图表的兴趣远远超出对密密麻麻的文本的兴趣。
偏差分析中的原因分析、未来的预测、风险的控制与纠正改进措施及总结的图表化表现形式体现了你本人的水平及特色。
6、 写好年终总结的哪些注意事项
有了以上的认识与理解就能够写出精彩的年终总结，当然也要注意一下细节，否则会影响到对你 提交的总结的看法，阅读报告的人的心理变化，如：
整体要体现出方向性，为了未来写总结，不是表功或检讨，而是原因分析、风险预测、建议等重在明年，重在未来的战略；
总结出真诚与用心，不是为了应付领导随便的总结，而是用亲身的经历、翔实的数据、围绕战略目标、围绕KPI、站在领导的角度思考问题解决问题；
注意细节与数据，基本的标点符号不要错，基本的数据要准确，基本的思路要清晰；
强调的还是总结要用图表表示，要用PPT加链接表示，在60秒内激发出领导的阅读兴趣，对你高看一眼。
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