秘书事务性工作处理方法有几种
1、建立台账法。秘书在工作中建立必要的台账,使杂乱无章的事务性工作从无序走向有序,是处理好各类事务的一种有效手段和基本方法。目前,随着计算机的普及和推广,可运用办公自动化手段,借助数据库管理软件,分门别类地建立人事档案、工资福利、车辆管理、值班记录等多种台账,用于秘书事务性工作管理。 当一次性录入数据后,只要平时做好数据的管理、维护和更新,就能在需要时及时调用,做到有备无患、高效快捷。
2、追根溯源法。此法主要适用于对领导交办的各类突发事件的处理。因处理此类事件往往不属于秘书的职责范围,作为下属也不便追问领导,这在一定程度上增加了处理的难度。 例如,有一次某局新任局长交给秘书一项“重...全部
1、建立台账法。秘书在工作中建立必要的台账,使杂乱无章的事务性工作从无序走向有序,是处理好各类事务的一种有效手段和基本方法。目前,随着计算机的普及和推广,可运用办公自动化手段,借助数据库管理软件,分门别类地建立人事档案、工资福利、车辆管理、值班记录等多种台账,用于秘书事务性工作管理。
当一次性录入数据后,只要平时做好数据的管理、维护和更新,就能在需要时及时调用,做到有备无患、高效快捷。
2、追根溯源法。此法主要适用于对领导交办的各类突发事件的处理。因处理此类事件往往不属于秘书的职责范围,作为下属也不便追问领导,这在一定程度上增加了处理的难度。
例如,有一次某局新任局长交给秘书一项“重新推荐一名局领导担任市里某委员会领导小组成员”的任务,因此项工作并非秘书的职责范围,秘书对许多情况并不了解。秘书接受任务后,采用了追根溯源的方法:他先与办公室取得联系,摸清参加该委员会上一届领导小组的局领导是谁,又查到了该委员会的电话号码,直接与该委员会联系,弄清了该委员会对新组成人员的有关资格要求,然后结合局领导的分工,向新任局长提交了人选建议名单,获得了局长批准,圆满完成了此项任务。
3、触类旁通法。秘书工作的出发点和落脚点都是为了更好地为领导服务,因此秘书不仅要做好事务性工作,更要通过对具体琐碎事务的处理见微知著、举一反三,为领导提供理更高层次的服务。比如,秘书通过处理来信、来访进行综合分析,查找工作中存在的不足和薄弱环节,及时向领导提出建设性的意见,就会使领导取得更多的工作主动权。
4、个人日志法。作为一名秘书,每天都要处理大量的事务性工作,只有安排好自己的时间,用有限的时间和精力集中处理重要事务,才能避免在琐事上纠缠,收到事半功倍的效果。本人在工作中十分注意运用个人信息管理软件处理日常事务,大大提高了工作效率。
目前,运用较广的是微软Office办公软件中的Outlook Express和中国人自己设计的友情强档WINPIM软件(各类网站均可下载,20元就可注册长期使用)。借助此类软件可以妥善地管理个人的通讯录、名片、联系人等信息,还可以管理个人日记、日程安排、待办任务以及备忘录信息,特别是对待办事务具有定时提醒功能,使用后可以极大地增加工作的计划性、条理性。
5、综合处理法。在日常工作中,将事务性工作按照轻重缓急进行排列,优先处理重要的事和急事,对一些不重要、不紧急但又必须办的事务,采取合并同类项的方法有计划地进行指处理,可以收到事半功倍之效。
比如,在处理文件时可暂缓处理一般性传阅文件,待紧急文件来时一并送给领导,这样既节省了来回送文的时间,又可避免因琐事而频繁地打搅领导。
6、授权委托法。秘书在特殊的情况下也可将一些常规性事务工作委托其他人员处理,以集中精力处理难事。
比如,可把文件复印、装订等简单的操作性事务交打字员完成,等等。
总之,只要秘书在平时工作中多积累、善总结,遇事沉着冷静、胆大心细,就能不断提高处理事务性工作的艺术,履行好秘书职责,赢得领导和同事们的认可。
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