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为什么工作时要整洁有序?

为什么工作时要整洁有序?

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2016-10-25

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    为了高效工作,必须建立一个较佳的工作秩序。只有这样,才能减少忙乱,增加快乐,提高 单位时间的功效。美国管理学博士在其《有效的经营》一书中写道:“我赞美彻底和有条理的工 作方式。
  一旦在某些事情上投下了心血,就可减少重复, 开启更大和更佳的工作任务之门。” 工作无序, 没有条理,必然浪费时间。  试想,如果一个搞文字工作的手里资料乱放,本来一 天就能写好的材料,找资料就找了半天, 岂不费事? 西方“支配时间专家”运用电子计算机作了各种测定后, 为人们支配时间提出了许多合理 化建议,其中有一条就是“整齐就是效率”。
  他们比喻说:木工师傅的箱子里,各种工具排列有 序,不同长度的钉子分别摆放,使用起来随手可得。  每次收工时把工具放回固定的位置同把工 具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几,而效果却大不一样。
   我们经常看见一些青年学生的书包里,甚至高级管理人员的公文包里, 简直像一个废物箱: 啃了一半的面包、掉了皮的杂志、卷了角的书、几块口香糖、一叠废纸等等。 办公桌面是否整洁,是工作条理化的一个重要方面。
    一位西方的老牌管理者在解释办公桌 上的东西是如何堆积起来时说:“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放 到办公桌上一堆资料的顶部, 这样就可以看到它们。”问题是东西堆得越来越高, 当不能记起下 面放的是什么东西时,就开始在资料堆里寻找。
  这样, 时间就浪费到查找丢失的东西上。  据统 计,有 9 5 % 以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。因此,建立一个有效的工作系统,在固定的工作时间完成更多的工作要求,合理地安排工 作,是一件非常重要的事。
  美国波士顿顾问集团的卡尔斯博士曾说: 看看那些工作有条理的员工的工作方式。他们的办公桌上的文件永远都是规矩而有条理 的,因为他们知道一次只能处理一个文件。  当你向他要一份文件时,他可以立即交到你的手上。
   当你交给他一份已经完成的合同或是备忘录时,他会马上知道应该放在什么位置上。 要知道,高效率的职员一定会给上司与同事留下工作有条理、安排有序的印象。上司会对 他产生信任感,同事会对他产生信赖感。
  这种信任的获得,总是让他获得比别人更好的工作 机会。   在世界各地的许多著名公司里,都在倡导一项“办公室5S 管理”, 这种管理方式起源于日 本,意思是整理、整顿、清扫、清洁、素养五项工作,因为日语的罗马拼音均以“ S”开头,所以被称 为“5S 管理”。
  “5S 管理”提出的目标简单而明确,就是要为员工创造一个整洁、明朗、舒适而有 益的工作环境。  “5S 管理”的倡导者们认为, 坚持工作环境的干净整洁,物品有条不紊,就一定 可以大大地提高工作效率。
  就从现在开始, 为工作建立一个系统, 来保证日益增多的文件和档案不会凌乱和遗失。然 后检查你的工具是否已经达到了优化组合,千万不要因为总是想着解决复杂的问题而忽视了基 本的工作。  如果因为一些基本的工具出现了问题而影响了工作效率,那么效率如何能高起来 呢?那么如何让自己的办公桌整洁而不乱呢?以下几个办法值得参考: (1)把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。
  你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。 (2) 在你准备好办理其他事情之前,不要把与此无关的东西放到办公桌上。  这就意味着, 所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置,并把有关的东西放到相应的位 置上。
   (3) 要力戒由于干扰或因你厌烦了手头上的工作,而放下正在做的事情去干其他不相干的 工作,一定要力求你在结束手头这项工作之前, 为它采取了所有应该采取的处理措施。   (4) 按规则把已经处理完毕的东西放到适当的地方去,再核对一下剩下的重点工作,然后 再去开始进行第二项最重要的工作。
   手稿、 资料、 书籍等,什么东西放在哪里,都要有一定的“规 矩 '每 次 用 完 ,随手放回原处。 对与你有联系的朋友的姓名、地址和电话号码,也分门别类登记,可随手查到。  养成“有首尾” 的好习惯 ,把资料手稿整理得井井有条, 办公桌就像“管理交通”一样管得有条不紊, 这样就避 免了混乱, 时间就不会在找这找那中溜过去。
  

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