秘书怎样安排会议?
召开和参加会议是总经理的主要工作方式之一。组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作,其重要性不言而喻。会务工作是秘书组织工作能力的综合体现,它将多种繁杂事务汇集一身。保证会议顺利的举行,需要多方面的准备工作。 这就需要秘书是八面玲珑的天才,同时善用平时培养出的细心与责任心,沉着应对,以不变应万变!以下分内部会议与外部会议分别介绍。
(一) 内部会议安排
总经理主持的会议
注意事项:
会前与GM及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人;
综合考虑各种因素(如GM全天日程安排),安排会议地点及时间;
下发会议通知后,确认参会人是否已收到通知,对特别重要的参会人,可通过电话确认;...全部
召开和参加会议是总经理的主要工作方式之一。组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作,其重要性不言而喻。会务工作是秘书组织工作能力的综合体现,它将多种繁杂事务汇集一身。保证会议顺利的举行,需要多方面的准备工作。
这就需要秘书是八面玲珑的天才,同时善用平时培养出的细心与责任心,沉着应对,以不变应万变!以下分内部会议与外部会议分别介绍。
(一) 内部会议安排
总经理主持的会议
注意事项:
会前与GM及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人;
综合考虑各种因素(如GM全天日程安排),安排会议地点及时间;
下发会议通知后,确认参会人是否已收到通知,对特别重要的参会人,可通过电话确认;
会中协助放映PPT,并时刻关注会场内情况,随机应变;
对会中达成的决议及时跟踪,并反馈给GM;
总经理参加的会议
时间冲突
注意:把握前往会议地点出发时间的安排。
(二)外部会面安排
总经理主持的外部会面
接受会面请求 NO 婉拒或该请他人 注意:讲明原因,以免对方误解
注意:在收到会面请求时,经与部门相关负责人及GM商讨决定,同时提供背景材料以供GM做出判断与对方确认时间、地点、人员、议程,并落实我方人员、地点拟定meeting agenda, ppt 修改(中英文标准版、及业务回顾)
发会议通知,并落实参会人员会前准备工作
会中服务
会中达成共识的 跟踪反馈 结束
注意事项:
综合考虑各种因素,选择合适的会面地点、预定会议室;
注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔;
会前与对方沟通是否需准备翻译,如需要,提前确认;
根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物;
在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送,如需要注意把握接送时间,并通知对方确切的会面时间及地点;
考虑是否需要在会面时录音或拍照,并提前准备;
如需安排参观,提前与行政后勤部联系,填写参观申请,安排参观陪同人;
会前给总经理提供相关背景材料,如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜; 在会前拟制meeting agenda(见模版)
在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容,注意内容的及时更新,并根据来访者需求制作中/英文;
初次会面PPT应包括:某公司总体情况及业务情况介绍;
再次会面应注意:有针对性的业务回顾(可请相关业务部门提供资料)。
帮总经理准备名片,并提醒会面时携带;
提前30分钟进行,调试设备,摆放材料,迎接客人,注意对待客人谦和有礼的态度;
提醒总经理参会,在GM同意后陪同参会,参会中协助放映ppt,并关注会场内情况,随机应变,灵活处理各种情况;
会面结束后,代总经理或陪同送客人离去;之后整理笔记本电脑等仪器设备;
总经理参加的外部会面
总经理参加其他部门组织、主持的会面,秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。
但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点:
注意事项:
会前为总经理准备详细的背景材料;
会前了解会议的具体地点,如在不同办公区,请注意把握出发参会时间;
对会中决议,总经理希望详细了解的,及时跟进并反馈;。
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