秘书文书档案立卷方法是怎样的呢?
立卷方法正确与否,关系到能否保持文件联系。文件的联系是多方面的,不同文件具有相同的特征,都可看作为文件之间的相互联系。把若干具有相同特征的文件组在一个案卷内,这就是按文件的特征立卷,是一种比较科学方法。 一般情况下,可根据文件的下列特征进行立卷:
1)按主题特征立卷。
就是将各文件中主题性质相同的文件组成卷宗。主题可以概括,也可以具体,这要根据文件的多少来确定。例如,如一年中业务工作方面的文件,就可按什么性质的业务来分类立成一卷;如这方面的文件数量较多,则又可细分若干卷。
2)按时间特征立卷。
就是按文件形成的时间或文件内容所针对的时间立卷。一般来说,案卷多数具有时间特征。因此,在组...全部
立卷方法正确与否,关系到能否保持文件联系。文件的联系是多方面的,不同文件具有相同的特征,都可看作为文件之间的相互联系。把若干具有相同特征的文件组在一个案卷内,这就是按文件的特征立卷,是一种比较科学方法。
一般情况下,可根据文件的下列特征进行立卷:
1)按主题特征立卷。
就是将各文件中主题性质相同的文件组成卷宗。主题可以概括,也可以具体,这要根据文件的多少来确定。例如,如一年中业务工作方面的文件,就可按什么性质的业务来分类立成一卷;如这方面的文件数量较多,则又可细分若干卷。
2)按时间特征立卷。
就是按文件形成的时间或文件内容所针对的时间立卷。一般来说,案卷多数具有时间特征。因此,在组卷时,只有对那些时间针对性强的文件才以时间特征为主组卷。如年度预决算、季度计划、统计报表、期刊、简报等等。
3)按“作者”特征立卷。
“作者”是指制发文件部门或个人。同一作者或部门的文件材料组合成为案卷,就是按作者特征立卷。对各部门文件应分别立卷但要注意文件的整体、密不可分性。
4)按文件名称特征立卷。
就是将同一名称的文件、材料组成案卷。如总结、请示、报告、计划、批复、简报、通知等分别立卷。一般情况下,这种立卷方法往往同按作者、按主题特征立卷方法相结合,一般不单独采用。
5)按收发文单位特征立卷。
就是将针对一个或几个具体双方来往文件组合成立案卷。
上述特征在立卷工作中,运用得最多最广的是按主题特征立卷的方法。但同时还应与其他立卷特征结合起来应用。特别是主题、作者、名称三个特征,经常结合运用。
以上几种方法立卷时,应仔细研究比较,选择其中最好的一两种相结合来立卷,以确保案卷的质量。收起