英语书信通常包括下哪几个组成部分?
1、商务信函信端(Heading)
信端即信头,一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。 西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。 信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处,何时发出,便于复信和查阅。用一般的信纸写信时,信端应写在信纸的右上角,若字数较多,可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少,可适当多向右移一些,使整个信端的重心落在右上角。
商务信函信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看,前者更为常用。采用并列式时,每行开头要左对齐;采用斜列式时,每行开头逐次向右移二三个...全部
1、商务信函信端(Heading)
信端即信头,一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。 西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。
信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处,何时发出,便于复信和查阅。用一般的信纸写信时,信端应写在信纸的右上角,若字数较多,可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少,可适当多向右移一些,使整个信端的重心落在右上角。
商务信函信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看,前者更为常用。采用并列式时,每行开头要左对齐;采用斜列式时,每行开头逐次向右移二三个字母的距离。例如:
(1)并列式
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug。
20。 2004
(2)斜列式(Indented Form)
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035
People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug。
20。 2004
写信端时,先写发信人的地址,地点的名称按由小到大的顺序排列,然后是其它项目和发信日期。具体次序是:第一行写门牌号和街名;第二行写区名、市(县)名、省(州、邦)名,往国外寄的信,还要写上国家的名称;国家名称的前面加上邮政编码,其后可写上电话号码,最后一行写发信日期。
如果写信人的地址是机关单位的名称,则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名,则第一行可写上所在班级或专业组的名称;第二行写系、科、室名称;第三行写学校名称;第四行写市(县)、省(州)名称;然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。
如果使用标点符号,则在每行末尾加逗号,最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号,但在每行之内该用标点符号的地方,仍要用标点。特别要注意的是,门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。
在西方国家,城市名称之后往往写有字母或数字(如 New York, 103),表示城市的邮政编码。
关于发信日期的写法,应注意以下几点:
①年份应完全写出,不能简写。
②月份要用英文名称,不要用数字代替。
③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短,不可缩写。
④写日期时,可用基数词1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。
但最好用基数词,简单明了。
日期可有下列几种写法:
① Oct。 20。 2004
② 10 May。, 2004
③ 3rd June, 2004
④ Sept。 16th, 2004
其中,①最为通用。
2、商务信函信内地址(Inside Address, Introductory Address)
信内地址收信人的姓名和地址,写在信纸的左上角,从信纸的左边顶格开始写,低于写信人地址和发信日期一二行,也分并列式和斜列式两种,但应与信端的书写格式保持一致。
其次序是,先写收信人姓名、头衔和单位名称,占一二行,然后写地址,可占二至四行,例如:
①并列式
Ms。 Joanna Kerry
Peking University
Haidian District, 100871
Beijing
China
②斜列式
Ms。
Joanna Kerry
Peking University
Haidian District,100871
Beijing
China
3。商务信函称呼(Salutation)
对收信人的称呼应自成一行,写在低于信内地址一二行的地方,从信纸的左边顶格开始写,每个词的开头字母要大写,至于末尾处的符号,英国人用逗号,但美国和加拿大英语则多用冒号。
称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时,称呼用语要注意以下几点:
①对没有头衔的男性一般称呼 Mr。 。Mr。 用在姓氏之前或姓氏和名字之前,不可只用在名字之前,例如对的称呼,应该是:Mr。
或 Mr。 White, 不可是:Mr。 Phil。若称呼多个男性,则在姓名前用 Mr。 的复数形式 Messrs。 。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼,例如:Messrs。 Black and Brothers 布莱克兄弟公司。
②对女性一般称呼 Mrs。, Madam 或 Miss。Mrs。用在已婚女子的丈夫的姓氏之前,或姓氏和名字之前,一般不用在名字前 Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs。
没有复数形式。若称呼多个女性,则在姓名前用 Mme。 的复数形式 Mmes。 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼。 Miss 多用于未婚女子,此词可缩写为 Ms ,用于姓氏之前或姓氏和名字之前,一般不用于名字之前。
③对收信人的称呼,也可用头衔或职位的名称,不分性别。例如 Professor (缩写为 Prof。),Doctor (缩写为 Dr。), General (缩写为 Gen。) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前,如 Prof。
(Phil)White等。
④对外公函中对收信人的称呼,可用 Gentlemen (而不是 Gentleman),Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear, 后面也不能带姓名。
用 Sirs 时,前面常用 Dear 一词,但也可单独用 Sir。若收信人是妇女,则无论已婚或未婚,都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼,如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等,可用(Dear)Sir, (Dear)Mr。
Chairman,(Dear)Mr。 Premier, (My dear)Mr。 Ambassador,Your Excellency (复数为 Excellencies)。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主,可以 Sir 称呼,对女王、女皇和皇后等女性君主,可用 Madam 称呼。
有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性,其复数为 Your Majesties。
⑦对王室成员,如太子、王子、亲王和公主等,一般可用(Dear)Sir 或(Dear)Madam 但在正式尊称时,一般用 Your Highness (复数为 Highnesses)。
收信人称呼
先生(男人)Mr。/Esq。
夫人(已婚)Mrs。
小姐(未婚)Miss
夫人、小姐统称Ms。
夫妇俩人Mr。and Mrs。
两位或两位以上男子Messrs
两位或两位以上女子(已婚)Mesdames
两位或两位以上小姐(未婚)Misses
常见的头衔(汉英对照)如下:
教授Professor
博士Doctor(Dr。
,Ph。D。)
医学博士Medical Doctor(M。D。
)
总统或校长President
主席或董事长Chairman
副主席或副董事长Vice Chairman
副总统或副校长Vice President
首相Prime Minister
总理Premier
省长或州长Governor
市长Mayor
参议员Senator
大使Ambassador
秘书长Secretary General
一秘First Secretary
二秘Second Secretary
院长Director,Dean
副院长Vice Director
系主任Dean,Head,Chair
馆长Chief Librarian,Curator
阁下Excellency
神甫Father。收起