什么是跟单员？

    跟单员的工作内容十分繁杂,涉及面广,面对部门多。即要对上级反馈进度,又要对相关人员进行及时跟踪,稍有不慎,即铸成大错。因此,在跟单过程中,如果能够借助于一些专业的跟单工具,就会收到事半功倍的效果。
  比如:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与专业的外贸跟单软件,帮助企业解决跟单过程中的大事,杂事,琐碎事,使跟单更加轻松。  解决了跟单过程中的知识问题与提供了跟单过程中的专业软件系统,使得跟单员真正从繁杂的跟单事务中解脱出来,从而提高了企业的跟单管理水平。
   跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职,替代)所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人,都是跟单员。   跟单员的工作性质 跟单员是业务员。
  他的工作不仅仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,既进行业务跟单。因此,跟单员要: (1)寻找客户:通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。为自己下一步的工作打算。
   (2)设定目标:主要客户和待开发的客户。  我们的工作着重点及分配的工作时间。 (3)传播信息:将企业产品的信息传播出去。 (4)推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。
   (5)提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。 (6)收集信息:收集市场信息,进行市场考察。 (7)分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。   跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色,他们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要: (1)函电的回复: (2)计算报价单 (3)验签订单 (4)填对帐表 (5)目录,样品的寄送与登记 (6)客户档案的管理 (7)客户来访接待 (8)主管交办事项的处理 (9)与相关部门的业务联系 跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。
    跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。因此,在小企业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还可能是采购员。在大企业,则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货,跟踪出货。
   跟单员的工作特点: 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,生产,物料,财务,人事到总务都会有跟单员的身影出现。  特点是:复杂的,全方位的。 1。责任大。
  跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。 2。沟通,协调:跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户,与计划部门,生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。
    都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通,协调能力特别重要。 3。做好客户的参谋:跟单员掌握着大量的客户资料,对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况,因此对客户的订单可以提出意见,以利于客户的订货。
   4。工作节奏多变,快速:面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式,作息时间,工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多变的。  另外,客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。
  这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。 5。工作是综合性的:跟单员工作涉及企业所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
     跟单员的素质要求: 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求: (1)分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成,以利于报价。 (2)预测能力。能预测出客户的需求,企业的生产能力及物料的供应情况,便于接单,生产及交货的安排。
   (3)表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。   (4)专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点,来源及成分。知道产品的特点,款式,质量。便于和客户及生产人员的沟通。
   (5)与人共事的能力。与各部门的人员打成一片,使其自觉完成客户订单。 (6)人际关系处理的能力。处理好与客户,与上级,与同事,与外单位人员的关系。  通过他们来完成自己想要做的事。
   (7)法律知识。了解合同法,票据法,经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法,守法,懂法,用法。 (8)谈判能力。有口才,有技巧。 (9)管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。
   (10)物流知识。了解运输,装卸搬运,保管,配送,报关等知识。   跟单员的工作内容及知识,技能要求: 跟单员的工作内容主要有:外贸业务跟单,物料采购跟单,生产过程跟单,货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待)。
   1。出口货物跟单;(外贸业务跟进)了解基本外贸知识:(谈判,报价,接单,签合同等等)。基础外语及函电往来。 2。  物料采购跟单。(业务跟进)懂营销,懂产品。(物料,性能,使用,保养) 3。
  生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产,懂管理,懂沟通。 4。货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识,(运输工具,方法,配柜)及了解报关知识。 5。客户联络跟踪(客户接待):了解对客户的管理,懂国际礼仪知识。
     举例来说:服装跟单员的工作流程如下: 一、首先跟单进入工作前需准备以下资料:1。颜色原样。 2。原手感样。 3。客人确认的小样(也就是工厂第一次打的色样)。 4。
  原品质样。 5。合同复印件(上面有对工厂的质量要求、标准、交期,数量等,跟单可参考)。   6。以及相关资料。 二、工厂打颜色小样:,跟单需做以下事情: 1。按客供样(原色样)的颜色,要求工厂放小样,放小样必须有书面要求,也就是打色通知书,《打色通知书》的内容包括(对色光源、色牢度、染化料是否环保、打样版数、打样坯布及大孝打样坯布规格、完成时间)等。
     2。打样坯布:打样坯布与大货一致,杜绝使用其它规格的坯布进行打样,针对大货生产特点,应考虑小样坯布是否进行砂洗或相关处理。 3。根据打样通知书,正确使用光源(如:D65、TL84、U3000等)避免跳灯现象,提高打样准确率。
   4。根据客人或市场部要求,《打样通知书》须注明小样大小和版数(印花和色织要注明循环问题,色织小样要附纱样,基本上化纤类染色布都是打A、B、C、D四个样)。   5。时间要求:染色烧杯样3天,印花样10天,色织样10天,特殊情况酌情解决处理。
   6。文字说明:小样须贴在规定表格内(公司色样卡),根据打样通知书标明色号、色名、编号、送样日期等。 7。色样卡管理:妥善保管,防止腿色,编号放好,做到用的时候随时能找到。 三、中样或大货头缸样(也就是生产大货前的第一次生产试样):提供中样或大货头缸样(如品质样、手感样、样衣面料等)应同大货一致,在条件许可情况下,应尽量模仿大货生产工艺,对所使用的染化料、助剂以及工艺流程要有记录,特别是面料门幅,要按大货生产程序进行拉幅定型、拨水,对所提供的中样或头缸一定要要留样可查。
     四、生产大货过程中: 1。明确要求:明确订单合同的的各项要求,物别是内外质量的标准要求和交期。 2。制定生产计划:根据服装交期要求,制定面料生产计划以及分阶段的成品数量。
  同时填写《面料组织生产进度表》每周或每次有新的变化要及时改动。然后不定时间的向主管部门领导汇报。  以传真、邮件形式发给主管。 3。每道质量进行跟踪,主要注意: ①是否在规定灯源下对色。
   ②小样、确认样或头缸样是否正确一致。 ③色差控制:边中差、头尾色差、匹差、阴阳面色差、缸差等。 ④经纬密、幅宽、色牢度、缩水率、手感、克重、气味等。 五、大货检验: 4。  检验标准和方式:按美国AATCC国际标准,十分制与四分制检验方法或公司内部检验标准,而且须根据材料的用途进行不同的检验(比如:尼丝纺,有的客人是用作制雨伞的,这样就要求检验的时候一定要把底灯打开)。
   5。在规定的光源下,以确认样为准,同时参考小样或原色样进行对色,色偏控制在4-5级,不得低于4级,如超标必须进行返藁蛲缎屡髦刈觥? 3。  外观质量: 1。布面检验:重点检查污渍、纬斜、左中右色差、头尾色差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色花、粗纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、漏胶、胶粒等。
   2。总体检验:幅宽(须量三次,头中尾)、克重(头尾)、经纬密、长度、色差、六、包装要求:根据不同的面料性质,可采用匹装或卷装或塑料袋或蛇皮便袋等包装。  而且唛头上一定要注明:款号、颜色、数量、缸号,色号,日期,订单号,卷号等。
   七、测试样布3-5M带回公司进行相关物化性要求测试。 八、测试OK,方可发货(按公司程序要求发至相关工厂或本公司仓库)。 九、交期与品质的跟催和检验是很重要的,跟进生产:多到车间走走,向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题,如有必要,需向客户或向部门主管反映问题及建议或征求意见……。
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