如何进行餐馆收入的日间稽核?
餐馆收人的日间稽核主要负责三个方面的工作:一是检查餐饮收入夜间 稽核的工作;二是汇总编制餐馆营业收入日报表;三是控制现金、银行存款 的收进。
日间稽核人员早晨上班,第一件工作就是将前一天整个餐馆的收益情况 统计出来,送交财务总监,供餐馆高级管理人员在每天早会上使用。
这份统计报告是粗略的,未经认真审核确认的,属非正式的报告资料。 而正式的收益报告须经日间稽核人员逐项审核落实后才签发出来。
此收益报告可以用计算机编制,也可以由人工编制。
当日收益报告的格式和内容,其编制方法如下:食品收益,从餐饮收入 日报表中抄列。 收益合计,将以上项目合计,就是当日收益。预算,从年度 预算的本月预算...全部
餐馆收人的日间稽核主要负责三个方面的工作:一是检查餐饮收入夜间 稽核的工作;二是汇总编制餐馆营业收入日报表;三是控制现金、银行存款 的收进。
日间稽核人员早晨上班,第一件工作就是将前一天整个餐馆的收益情况 统计出来,送交财务总监,供餐馆高级管理人员在每天早会上使用。
这份统计报告是粗略的,未经认真审核确认的,属非正式的报告资料。 而正式的收益报告须经日间稽核人员逐项审核落实后才签发出来。
此收益报告可以用计算机编制,也可以由人工编制。
当日收益报告的格式和内容,其编制方法如下:食品收益,从餐饮收入 日报表中抄列。
收益合计,将以上项目合计,就是当日收益。预算,从年度 预算的本月预算中抄列。
夜间稽核人员一夜的工作成果就是餐馆收人日报表。稽核餐馆收人日报 表,可以对夜间稽核一夜的工作进行全面的检查,况且日报表编出来尚未审
核,其中的数据是否正确,有待验证。
日间稽核人员稽核餐饮收人日报表一般从以下几个方面人手:
第一,复核各类账单的累总。餐单里的具体项目和内容已由夜间稽核 人员审核完毕,一般不需要再逐单逐项地审查,只需对各个餐单的结算额 再累总一次,检查是否与夜间稽核员的加总相等即可。
如果日间稽核员认为有必要检查一下夜间稽核员审核这些单据的工作质量,可采用抽查的方 法,每天抽查餐单,逐单逐项进行检查,以审核夜间稽核员是否有疏漏或 错误的地方。
第二,用餐单核对餐饮收入日报表。
餐馆收入日报表是夜间稽核员根据 收银员报告编制而成的,收银员报告是根据餐单编制的,因此,餐馆收入日 报表最终的根据是餐饮账单,餐单是餐馆收人日报表的原始凭证。稽核餐馆 收入日报表时,日间稽核员一般采用的方法是用餐单分别核对此表的各项数 字,而不是用收银员的报告去核对日报表。
稽核餐馆收入的日报表总的要求是:日报表的各项数字须与餐单相符。
人民币、外汇券、港币等结算单据应与表上对应项目的数额相等。这里 需特别注意检查非本位币折算成本位币时,折算是否正确。各餐厅挂账单据 的数额及总数应与日报表上挂账栏的数额一致。
稽核挂账单据时须特别留意。经夜间稽核后的全部挂账账单已归纳为一 叠并附有夜间稽核员在计算机上加总时打印的小纸带。没有小纸带的,应把 加总的总数写在纸条上,附在餐单上面。日间稽核员稽核时应拆开进行下述 工作:
首先,检查各挂账单有无挂账人的亲笔签名。
在餐馆签单挂账的通常有 两种:一种是与本餐馆有联系的公司和个人,一种是本餐馆的高级管理人员。 餐馆一般规定只允许少数高级管理人员签挂账。因此,日间稽核人员应熟识 餐馆允许签单挂账的高级管理人员的签名以及与本餐馆有联系的公司和个人 的签名。
这些名单和签字式样通常都由财务部门整理后事先发给收银员、夜 间稽核员和日间稽核员。
然后,检查那些仅付一部分现金,其余部分为挂账的账单。检查其挂账
数额的计算或划分是否正确。
另外,再将挂账单据重新累总一次,与餐馆收人日报表中的有关数字 核对。
检查信用卡结算单据是否与餐馆收人日报表上信用卡栏的数额一致。检 查应酬费用的单据是否符合餐馆的要求、规定,是否有经办人员的签署。检 查所有应酬费单据相加之和与餐馆收人日报表上的相应总额是否一致。
检查餐馆收入日报表中左边“应酬费”的食品数额、饮料数额以及其他 数额三项相加之和是否等于此表右边“应酬费”栏目的数额。这项检查,目 的在于防止应酬费混人各餐馆正常营业收入中。检查的具体方法是:如果餐 馆收入日报表左边应酬费栏目的数额大于右边应酬费栏目的数额,应酬费有 可能已混到挂账等种类的结算数额中;如果餐馆收人报表右边栏目的应酬费 数额大于左边栏目的应酬费数额,应酬费有可能已混人各餐馆正常的营业收 入中。
检查中只要发现左右两边栏目的应酬费数额不等,不管谁大谁小,都 要查明原因,做出更正。
对应酬费的检查还应注意应酬费账单、挂账混淆的问题。在实际工作中, 这两类账单容易混淆。本来应该是挂账的,却被作为应酬费,应酬费却被误 作挂账,等等。
特别是本餐馆高级职员的签单更容易出现这类问题,究其原 因,多是收银员和夜间稽核员审核账单不认真。有关账单是属于挂账,还是 应酬费,一般都是在账单上写明的。如属应酬费,一般在账单上加写“应酬 费”或“招待X X X”等;如属挂账,一般写“入私人账” “挂账”等。
第三,检查餐馆的早餐、中餐、晚餐等单据总额是否与表上的相应合计 数一致。
第四,核对食品数和饮料数。餐馆一般规定汽水、果汁、酒类、矿泉水 等为饮料外,其余的则为食品。食品和饮料的划分通常是由收银机自动完成 的,即把取菜单上的各项物品的代号输进收银机里,收银机会自动划分哪些代号的是食物,哪些是饮料,并在每班结束时把划分的结果打印出来。
因此, 表上的食品数和饮料数要与收银机的纸带相核对。如果收银机没有这个功能, 需要人手统计,也应把人手统计的结果再复核一次,与表上的数字核对。
第五,核对服务费。餐馆加收服务费的标准一般是按消费金额的10%计 收。
服务费也是比较容易出错的项目。餐馆收人日报表上的各营业点的服务 费,一般应等于食品销售加饮料销售之和的10%。
如果服务费不相等,通常有两种情况:
第一种情况是如果服务费大于食品销售加饮料销售之和的10%,说明餐 单多计了服务费。
查找的重点主要是应酬费单据,因为餐馆应酬费属于自己 的开支,是不加收10%服务费的。但收银员及夜间稽核员有时会把应酬餐单 当作挂账餐单加收服务费。而挂账餐单不同于应酬餐单,食客或餐馆髙级人 员消费后挂账欠款属于餐馆的正常营业收入,所以应加收服务费。
查找的方 法是:首先取出服务费多的厅房的应酬单,逐张检查,看是否计算了服务费。 如果发现有计人服务费的应酬单,应把它从表上扣减下来。如果在应酬单中 找不到计人服务费的单据,或找到了计入服务费的单据,但在表上更正后, 还是大于食品销售加饮料之和的10%,则要查找其他餐单,尤其要注意那些 有取消食物或饮料项目的餐单,因为收银员根据指令作出取消食物或饮料的 更正后,有时会忘记取消相应的服务费。
第二种情况是,如果服务费小于食品销售加饮料销售之和的10%,应检 查服务费少的外卖单。购买餐馆外卖的食客不在餐馆用餐,而把食品或饮料 拿回去用,因此,外卖是不收服务费的。例如,在餐馆收入日报表上发现某 个班次的服务费比食物加饮料数的10%少30元,一般需查找是否有300元的 外卖数额。
如果有,证明该服务费小于食品加饮料数的10%是正确的;如果 没有,说明少计了服务费。这时,应再检查挂账餐单,因为有时收银员会把 挂账餐单误作应酬餐单而没收服务费。如果还没有查到,那么,逐张检查餐 单虽然繁琐,但已势在必行,直至把没有计服务费的餐单查出并提交有关主 管,追究有关人员少计服务费的责任方可罢休。
第六,检查“餐馆收人日报表”本身是否有计算错误。把餐馆收人日报 表中各个项目,各行、各栏重新加总以验算表中的合计数与总计数额是否 正确。
第七,检查食客的平均消费水平。每天每个班次的食客平均消费额是比
较接近的,例如,早餐的平均消费额大约在15至28元左右,午餐在70至80 元左右,晚餐因为酒水用得比较多,平均消费额在100元至130元左右。
如 果有套餐和自助餐,平均消费额更是相对固定。检查时,应分班次检查食客 的平均消费额。如果发现超出或小于正常平均消费水平,即食客平均消费额 特别大或特别小,应进一步核查:收银员报告上的食客人数与餐馆收人日报 表上的食客人数是否一致,因为在编表时间可能会抄错人数;收银员报告上 的食客人数与收银机纸带上的人数是否相一致,因为可能会发生多输或少输 人数的错误;餐单上的人数与取菜单上的人数是否相符;饮料的消费额是否 特别大等,饮料的消费额特别大也会影响食客的消费水平。
所以,许多稽核 人员计算食客的平均消费时把饮料从中剔除出去,只计算食客的平均食品消 费,这样可以排除饮料消费对平均消费的影响。
将餐馆收人日报表稽核出来的遗漏和错误补正后,接下来就是汇总餐馆 收人,编制出一份正式的餐馆收益日报表。
餐馆营业收益日报表简称“收益 日报表”。
收益日报表共分三大栏:今天,本月累计和去年同期实际累计。在“今 天”和“本月累计”栏里又划分为实际数额和预算数额两个小栏。
收益日报表的下方是一些统计资料,是此表的补充部分。
收益日报表的上方设有日期、星期、天气等空格。日期是必要的,没有 日期就反映不出是哪天的报表;但星期几、天气情况为何也需要填写呢?因 为这两项对餐馆的营业收人影响很大。一般地说,双休或节假日以及天气好 时,餐馆的生意就比较好,营业收人也比较多,而星期一、星期二及天气坏 时,就比较差。
所以,把星期、天气列明在收益日报表上,便于分析研究餐 馆的营业情况。
收益日报表的编制方法是:将餐馆收入日报表中的中餐、西餐、厅房、 宴会部、杂项等数额分别在此表填列。而各厅房、宴会部等是将食品小计 数与饮料小计数相加填列。
应酬费不得填入收益日报表。另外,服务费和杂项收人不必分列填列,而只把餐饮收人日报的最后把 服务费和杂项合 计数填在此表中。
餐馆收益日报表的餐馆收益合计应等于餐馆收入日报表中的食品合计、 饮料合计、服务费合计以及杂项合计相加之和,也就是说,餐馆收人日报 表中的收益合计数额减掉应酬费数额就是正式收益日报表中的餐饮收益合计数。
收益日报表中的预算数是从收入预算中抄列,餐馆的食客人数是从餐馆 收入日报表上抄列,餐饮收入合计数除以食客人数就是食客的平均消费。
收益日报编好后,经收人稽核主管审定盖章,报送财务总监、总经理及 其他高级管理人员。
夜间稽核人员清机后,一定要打印出一条测试清机结果的纸带。但有时 候夜间稽核会忘记打印测试带。如果日间稽核人员在稽核时未找到某个收银 机上的清机测试带,应追查原因和责任。
清机测试带显示的正确结果是各个项目均为零,但有时夜间稽核人员 马虎粗心,不仔细逐个检查清机测试带上各个项目是否为零,只是粗看一 遍就作罢,往往容易漏掉夹在为零项目之中的个别不为零的项目。
日间稽核人员一定要逐项检查测试带的内容,发现有不为零的项目应记录下来, 写到交班簿上,一方面督促有关夜间稽核人员;一方面作为下一日稽核的 机器读数,即下一日稽核时要考虑某项没清完数据这个因素,在计算时予 以剔除。
检查账单号码控制情况。抽查收银报告中的账单使用情况以及收银员填 写的账单号码控制表;复核夜间稽核员编制的账单使用情况汇总表;检查因 打印错误而作废取消的单据,验证是否有餐饮经理签名。
检查折扣数。
各个餐馆关于食客折扣优惠的规定不尽相同,但一般来说, 凡持有本餐馆贵宾卡(VIP卡)的客人,给予诸如九折或八折等固定的折扣, 其他食客要享受折扣优惠,须经餐馆经理或饮食部经理批准,个别餐馆甚至 须总经理批准。
日间稽核人员应检查给予折扣的账单。检查是否有贵宾卡号码,取出贵 宾卡持有人的印鉴样本,核对其账单上的签名;复核所给的折扣数是否正确: 对于不属于贵宾卡的折扣数,应检查账单上是否有餐馆经理或饮食部经理的
签字,防止收银员等员工私自给食客折扣。
总出纳员按照各收银员交款信封上的金额把现金点清收妥后,填写单据 送存银行,同时编制总出纳员收款报告,并将送存银行回单、送存支票的单 据等附在其后,一并送交日间稽核员审核。
总出纳员收款报告中收银员交款金额合计栏,如有港币、外汇券等不同 货币应折合成本位币的金额,再加上人民币本身的金额。
日间稽核员对总出纳员收款报告审核后,编制现金收入控制表。
现金收人控制表主要由应交金额栏、实交金额栏和溢(缺)栏构成。 应交金额栏根据经夜间稽核、日间稽核审核后的各收银员报告填列。
各收银员的应交款项是各币种的现金结算收人减去各币种的现金结算支 出的余额。
具体公式是:
应交金额=预收保证金/订金+食客离店补付的现金-食客离店退还的现金
各收银员应交款项是经核实的收银员报告上的各币种现金收入。
现金收人控制表应交金额最后一行的合计数,必须等于餐馆收人日报的 有关现金、收入数额。
即各收银员报告抄列的现金数额之和要与餐馆收入日 报的有关数字进行核对,以确定应交金额正确无误。
实交金额栏从总出纳员收款报告中抄列。
溢(缺)栏反映的是应交金额与实交金额相比的差异数。如果实交数大 于应交数,表明现金“溢余”,如果实交数小于应交数,表明现金“短缺”。
短缺的数字用括号括起来表示。不管是“溢”还是“缺”,只要不相等,就 应追查原因,并提交有关主管处理。
为了减少编表数量,有些餐馆把总出纳员收款报告与现金收入控制表合 二为一,由总出纳员填写各收银员实交金额栏,由日间稽核员填列应交金额 栏,并负责审核现金的溢缺。
挂账数和信用卡数交由财务部处理后,日间稽核人员应定期与信贷收账 部核对账目,以保证收入稽核部记入的挂账数、信用卡数额、与信贷收账部 的记录一致。收起