怎么管好档案室
随着我国政治、经济体制改革的深化，民营经济正异军突起。但从调研情况看，民营企业档案工作尚不能适应民营企业发展的需要，普遍存在的问题是建档工作滞后、管理不规范。因此，认真探讨适合民营企业（本文主要指私营企业）需要的档案管理模式，推动档案工作与民营企业同步发展，不仅是档案工作服务于企业的需要，也是企业自身保持稳定、持久发展的需要。
一、可供民营企业选择的档案管理模式及其基本形态
企业档案管理模式是指为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标所采用的基本思想与方式，它具有综合性、动态性与多元性的特征。综合性是指企业档案管理模式不是一个单一概念，它广泛涉及企业内部档案工作管理体制、档案管理方...全部
随着我国政治、经济体制改革的深化，民营经济正异军突起。但从调研情况看，民营企业档案工作尚不能适应民营企业发展的需要，普遍存在的问题是建档工作滞后、管理不规范。因此，认真探讨适合民营企业（本文主要指私营企业）需要的档案管理模式，推动档案工作与民营企业同步发展，不仅是档案工作服务于企业的需要，也是企业自身保持稳定、持久发展的需要。
一、可供民营企业选择的档案管理模式及其基本形态
企业档案管理模式是指为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标所采用的基本思想与方式，它具有综合性、动态性与多元性的特征。综合性是指企业档案管理模式不是一个单一概念，它广泛涉及企业内部档案工作管理体制、档案管理方式、思想与制度。
企业对档案管理模式的选择往往要受企业管理体制、技术水平、企业形态、企业管理模式等诸多因素的影响。动态性是指企业档案管理模式不是固定不变的，在企业不同发展阶段有不同的表现形式，例如我国同一企业在改制前后会有不同的管理模式。
多元性是指不同地区、不同类型企业有不同的档案管理模式，例如我国民营企业与外国企业的档案管理模式会有差异，我国不同规模民营企业的档案管理模式也会有差异。因此，在谈到企业档案管理模式时，一是不要把其看成是一种固定不变的单一的管理思想与方式；二是在工作中不要力图去套用某种模式，而要着力研究适合本企业的档案管理模式，适合的就是最优的。
鉴于企业档案管理模式具有动态性、多元性的特征，要完整罗列企业档案管理模式是不可能的，这里只能就企业档案管理模式的基本形态按类作大体表述。
（一）按档案集中统一管理程度划分：
1、档案集中统一管理。
指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。从理论上讲，该管理模式适合一切类型的民营企业，但在具体实施中往往受到企业规模、企业管理体制、企业技术水平的制约。其优点是便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心。
2、档案分级管理。指在企业内对档案实行分级管理。其适用范围：一是由多法人组成的集团公司，实行以法人为基础的分级管理；二是在单一法人企业内为便于有关部门就近利用档案而实行分级管理。该管理模式的优点是管理灵活、职责明确、利用方便。
3、档案分散管理。指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。例如部分民营企业由于创业初期工作较忙乱、或因保密、或因对档案工作规律认识不够，企业形成的合同档案、会计档案、文书档案、人事档案等大都分别保存在不同部门。
这种管理模式在民营企业特别是靠民间资本形成的民营企业中还占有相当的比例。民营企业家族式管理致使企业核心档案由企业老板自行管理。该管理模式的优点是分工明确；不足之处是对企业档案管理缺乏整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉。
（二）按管理对象划分：
1、档案综合管理。指按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流，但在具体实施中往往有差异，可以实行集中统一式的综合管理，也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理。
该管理模式有利于企业档案工作的全面建设，充分发挥企业档案的整体功能。
2、文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于企业信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外，作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理，对网上传递的电子文件实行逻辑归档，相应纸质文件适时另行归档。
该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行，有利于推动档案现代化管理。
3、信息一体化管理。指对企业档案、资料、情报工作实行一体化管理。在市场竞争环境下，除档案信息外，企业还需要大量动态的、新颖的市场信息、产品信息、技术动态信息。
其优点是有利于满足企业日益增长的信息需求。
（三）按管理形态划分：
1、档案实体管理。档案实体管理的重心是档案实体的整理与保存，以存待用，重在对档案实体的收集、整理、保存与利用。其实质是人对物的管理，不足之处是主动开发档案信息资源的意识较弱。
2、档案信息管理。档案信息管理是在档案实体管理的基础上，重在对档案信息的开发与利用，强调计算机技术、光盘技术、网络技术在档案信息管理中的应用。其实质是利用技术手段对信息的管理。
3、档案信息资源（知识）管理。
这里所讲的知识是个广义概念，按詹姆斯·科塔达等著的《网络时代的管理》一书的解释是：“某一框架内经验、价值观、背景信息和内行观点的流动组合，它源于认知者的头脑，并在其中得到运用，它不仅存在于机构的文件和档案室，也存在于机构的惯例、流程、实践和准则里。
”我们之所以把知识管理作为企业档案工作发展的一个阶段，是因为企业档案工作可以成为企业知识管理的一部分。目前，档案界呼声较高的是档案信息资源管理。档案信息资源管理不同于档案信息管理。档案知识管理属于档案信息资源管理的范畴，是档案信息资源管理的高级形态。
以上类型划分是对企业档案管理的基本形态作了大体的描述，实际上，具体到一个单位，这些类型往往是相互交叉的。例如一个企业可以采用手工管理方式，也可以采取技术手段对档案实行集中统一管理或分级管理。
企业档案管理模式除有综合性、动态性、多元性特征外，不同类型的档案管理具有不同的阶段，即档案实体管理、档案信息管理和档案信息资源（知识）管理，它们在管理观念、管理对象、运行方式与利用效果上均有明显差别。
档案实体管理、档案信息管理、档案信息资源（知识）管理是递进、共存关系，由档案的特征所决定，强调档案信息的利用并不排斥档案原件的凭证作用。档案实体管理将会与档案信息管理或档案知识管理长期共存。
目前我国正处于经济体制改革的转轨期，民营企业档案工作的发展很不平衡。
其表现：一是由于各企业发展水平不同、规模不同，大部分民营企业档案管理水平参差不齐。民营企业中属国有或集体转制而成的，大都沿袭了原有的档案管理模式，例如实行档案综合管理；由民间资本生成的民营企业中有一定规模者，档案工作正走上正轨；大量小型民营企业的档案工?魃写τ谧苑⒔锥巍＞菝裼媒戏⒋锏恼憬?004年上半年的统计，全省年销售收入500万元以上的企业建立档案工作的为50%；对1074家规模以上民营企业抽样调查，已建档者占81。
2%，建有档案管理制度者占72。8%①。二是由于各企业信息化水平不同，企业档案管理手段相差悬殊。少数信息化水平较高的企业已实行档案信息化、信息一体化管理，大量中小企业尚处于“抽屉式”手工管理阶段。
随着民营企业的发展，一方面民营企业逐步体会到了档案工作的重要性，正处于由自发建档到自觉建档或完善档案管理的过渡阶段；另一方面是档案行政管理部门、工商联部门从服务企业的角度大力推动民营企业档案工作。
当前存在的主要问题：一是部分民营企业对档案工作的规律认识不足，对档案管理模式的了解不够；二是有的档案行政管理部门对传统国有企业档案管理模式的不足之处认识不够，力图用传统国有企业档案管理模式来规范民营企业的档案工作。
在这一背景下，为使民营企业档案工作少走弯路，选择适合本企业档案管理的模式就尤显重要。
二、民营企业确定档案管理模式的原则
不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长，关键是哪种更适合本企业当前的要求。
在确定具体管理模式时建议考虑以下原则：
（一）档案管理方式要与企业规模形态相适应
1、档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言，中小型民营企业可以实行单级管理，大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。
例如上海新黄浦（集团）公司2001年完成转制，总资产78亿元，属混合型大型民营企业集团。总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理，对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理，全资与控股公司由总公司档案部门与之签定“档案管理协议书”，明确规定档案所有权归总公司，日常则由其代管。
2、档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源（知识）管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性，至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。
民营企业中有不少高新技术产业，在这种企业可实行档案信息管理；对于大量处于工业化管理水平的企业而言，脱离企业管理形态单纯追求档案信息化管理则是不现实的。
3、档案管理手段要与企业技术形态相适应。
档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动化系统或内部局域网的企业，大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理；而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。
（二）档案管理思想要与企业需求相适应
1、档案管理规模要与企业需求相适应。在市场经济体制下，企业出于经济效益考虑，档案人员多为兼职人员。历史证明：传统企业档案管理范围太大，相当一部分档案的保存时间过长，鉴于档案价值的阶段性，企业档案中真正有用的信息却不多。
资源建设应放在企业有效需求上，按“关键的少数与次要的多数”原则，永久保存档案的数量以控制在档案总量的20%左右为宜。要正确理解集中统一管理的精神实质，认真研究集中统一管理的范围与对象，不能为追求形式而过多过久地保存档案。
2、档案管理重心应与企业经营形态相适应。民营企业涉及的行业十分广泛，按经营形态粗略划分大体有商务型、生产加工型、研发型、服务型等，经营形态不同产生文件的种类与构成也不同。民营企业档案管理重心除有关资产、产权、股权、信用、收益分配、商务合同的档案外，应根据企业经营形态而有所侧重。
例如，生产加工型企业重点要做好产品、销售档案的管理，研发型企业重点要做好知识产权、科研项目档案的管理，服务型企业重点要做好客户档案的管理，外向型企业为开拓市场、应对反倾销诉讼重点要做好产品成本、市场信息档案的管理。
3、档案管理观念应与企业竞争相适应。国际贸易中的技术壁垒、知识产权保护、绿色壁垒、反倾销等将是多数外向型民营企业面临的问题，档案部门的职责不仅要管好档案，还应树立“大档案”观，加强对企业外部相关信息的搜寻与保存。
例如，为应对反倾销，所需材料是立案前3年的档案资料，主要包括每批产品出口数量、出口价格，产品当地销售价格，运输方式、距离、费用、保险费、折扣或佣金，签定的合同，银行信用证及有关单证、发运港口，企业状况，产品生产要求及其数量、成本、原材料采购、销售定价、利润等方面的权限与政府关系等。
②
（三）与国家档案法规要求相符的原则
以上所述侧重指出了民营企业在确定档案管理模式中的自主作用。还应指出的是，自主并非任意化，民营企业不能认为档案归企业所有，企业愿意怎么管就怎么管。
《档案法》规定，民营企业档案中对国家与社会有保存价值者，国家有监管权，民营企业有妥善保管的义务与责任。因此，民营企业在确定档案管理模式时，要注意确保对国家和社会有保存价值的档案的安全，要符合国家对有关档案管理的规定，过度分散的管理模式不是理性的选择。
三、民营企业档案管理模式的运行机制
民营企业档案管理模式一旦确定，重要的问题就是确定其运行机制。笔者认为，建立与现代企业制度相适应的现代企业档案管理制度是一种有效的运行机制。所谓现代企业档案管理制度是指档案权属明确、管理科学、企业自律、行政监管的一种企业档案管理制度。
按社会学的观点，从广义上看，制度是人为设立的规章制度和组织机构，其内容主要包括观念原则（价值目标）、规范体系、履行规范的群体或组织、配合履行规范的机构与设施。制度具有规范功能、利益功能、象征功能和组织功能。
现代企业档案管理制度亦属制度的范畴，具有制度的共性。就现代企业档案管理制度而言，其主要特征为：
档案权属明确是现代企业档案管理制度运行机制的首要特征。企业的产权归属决定了档案的所有权，在市场经济体制下，民营企业形成的档案应归民营企业所有；在这些非国有档案中，对国家和社会有保存价值者国家拥有控制权，所有者不得私自买卖和销毁。
档案权属的明确，实际上明确了档案管理的价值取向，确定了档案管理模式运行机制的基础，突出了企业自主建档的运行机制。
管理科学是现代企业档案管理制度运行机制的另一重要特征。为实现现代企业档案管理制度的规范功能、组织功能，需要建立一套相应的规范体系、履行规范的组织及机构。
管理科学要求按档案管理规律建立一套符合本企业需要的科学的档案管理制度，其含义：一是指按档案工作一般规律要求建立健全档案管理制度，用制度规范民营企业档案管理工作；二是在民营企业内部要自上而下建立一套档案管理工作保障体系和责任网络；三是各民营企业建立的档案管理模式要符合本企业的实际。
由于各企业规模、经营、技术、管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置不同，在档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别。民营企业在确定档案管理制度时应注意符合本企业的特征，充分体现管理的科学性。
企业自律也是现代企业档案管理制度运行机制区别于传统企业档案管理制度运行机制的一个特征。
在国家有关档案工作法律的框架内，民营企业有权自主决定档案的管理模式，企业的建档工作应属企业行为，但也应受一定的约束，即是在有关法律法规指导下的自律。《档案法》等规定的自律内容包括：⑴“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的都应当妥善保管。
”⑵档案所有者“向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按有关规定由县以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。”⑶集体或个人所有的属对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，“禁止私自携运出境”。
⑷“集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家的有关规定，不得损害国家的利益，不得侵犯他人的合法权益。”⑸民营企业“应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案现代化管理。
”
行政监管主要是指档案行政管理部门的监督、管理。其监管作用：一是对国家与社会有保存价值档案的监督管理；二是指对民营企业重点是规模以上的民营企业档案工作的指导服务性管理。这种监管象征了民营企业档案工作是国家档案事业的一部分，体现了档案行政管理部门的权利和义务。
由上述可知，现代企业档案管理制度不同于具体的档案管理制度，它既是一种管理理念，又是一种运行机制，其实质是要建立一种多元、灵活、高效的档案管理制度。多元是指档案管理体制应因企而定，不要千企一面；灵活是指管理形式要灵活，注意工作实效不搞形式主义；高效是指投入少，工作便捷、有效。
民营企业建立以现代企业档案管理制度为核心的运行机制是有深刻的背景的。
其一是符合现代企业制度的特征。我国民营企业的生成主要有两个途径：一是靠民间资本土生土长发展起来；二是由国有中小企业改制而来。
但不论何种形式生成的民营企业，都是按产权明晰、责任明确、政企分开、管理科学的现代公司制运作的。企业档案管理作为民营企业管理的一部分，为能提供与企业制度特征相一致的有效服务，应建立档案权属明确、管理科学、企业自律、行政监管的档案管理制度。
其二是鉴于对传统企业档案工作的反思。民营企业需要档案工作，但不能按传统国有企业档案管理模式建档。这是因为传统企业的档案工作过分依重行政力量推动建档，自我发展动力不足；千企一面，大一统式的档案管理模式；不讲效益，档案工作效率不高。
企业的民营性导致档案所有权的民营化，民营企业信息化进程差异导致管理形态的变革等。在符合国家法律的框架下，企业建档应属企业自主行为，在研究民营企业档案管理模式与运行机制时应摆脱传统企业档案管理的思维模式，建立与现代企业制度相适应的多元、灵活、高效的现代企业档案管理制度。
总之，建立档案产权明晰、管理科学、企业自律、行政监管的现代企业档案管理制度符合现代企业的特征，是在借鉴传统企业档案管理模式的基础上，结合民营企业的特点提出的一种新的运行机制。
四、现代企业档案管理制度运行机制的构筑
现代企业档案管理制度运行机制的构筑可以从内外两个方面展开。
(一)运行机制的内部构筑
1、配备与企业规模相适应的档案工作机构或人员是民营企业档案工作运行的起点。
在档案机构设置与人员配备上民营企业拥有自主权。目前，民营企业档案工作中存在的突出问题是有相当一部分单位未配备档案工作机构或人员。
据上海市工商联2004年8月调查，624家企业中建有档案部门的有303家，占48。6%，没有档案部门的321家，占51。4%；587家企业中有专兼职档案人员的321家，占54。7%，没有专兼职档案人员的占45。
3%。③为有效推动民营企业档案工作的开展，配备与企业规模相适应的档案机构或人员，是民营企业档案工作有效运行的最基本的条件。
2、建立规范化的档案管理制度是现代企业档案管理制度运行的基础。
前述档案管理模式的选择，实际上只涉及到档案管理模式的基本形态，这对民营企业而言是相对较易确定的，问题的关键是不论选择何种管理模式均需有相应管理制度的支持。
目前，不少民营企业有档案管理制度，但没有档案工作；或有制度但不科学、不规范。人们常说无以规矩，不成方圆。现代企业主管领导应督促档案部门建立一套规范化的档案管理制度和档案人员任职制度，克服档案管理任意化的倾向，用制度来规范与导向档案工作。
3、强化服务是推动现代企业档案管理制度运行的最重要的动力机制。
企业档案人员的主观能动性对推动企业档案的运行固然重要，但推动企业档案工作运行的动力机制主要源于企业领导的重视。由于民营企业的私有性，企业领导对档案工作的态度决定了企业档案工作的状况。
企业的档案意识是企业领导档案意识的反映，企业领导对档案工作的重视程度来自档案工作服务的水平与效果。在市场经济体制下，为企业服务依然是推动档案工作发展的动力，只有通过服务显示出档案的价值和影响力，使企业领导体会到档案工作与企业发展密切相关，才能取得企业领导的重视和认可，才能为自己的发展寻得更大的空间。
4、促使企业档案工作与企业同步发展是推动民营企业档案管理制度运行的有效措施。
无论是转制形成的民营企业，还是靠民间资本形成的民营企业，企业档案工作与企业发展紧密结合是推动民营企业档案工作最有效的动力。
目前较成功的经验有：
⑴实行“三纳入”。将科技文件工作纳入科技工作程序，纳入生产、科研、基建等工作计划，纳入有关人员和部门的职责范围，促进档案工作规范化、制度化。
⑵纳入企业质量认证活动。
民营企业为提升竞争力，近年来相当一部分企业参与了质量、环境、安全认证活动，例如上海华东电器集团通过了ISO9002、ISO14000质量认证，上海亚晨科技发展有限公司通过ISO9001、ISO14000质量认证，上海双菱电梯工程有限公司通过ISO9000、ISO14000质量认证。
质量体系中的文件大都属归档范围的文件，质量认证活动是档案工作与企业质量管理的结合部，是实现档案工作规范化、程序化管理最有力的保障措施，档案部门应积极参与进去，并成为质量认证活动的一个职能部门。
⑶纳入企业信息化进程。在企业信息化进程中，档案部门应不失时机地使档案工作与企业信息化同步发展，通过现代信息技术的应用，加强对电子文件的管理和提升企业档案工作的信息化水平。
5、建立一定的约束机制是推动现代企业档案管理制度健康运行的必要条件。
企业的目标是获取利润，它不可能过多过久地保存无利用价值的档案。一个民营企业究竟应该保存哪些档案，这些档案应该保存多长时间，是值得企业档案人员认真研究的问题。档案工作不可能不顾及存史的需要，也不能为了存史而过多地保存档案。
一般而言，档案是一种历史记录，企业需要档案记录与保存历史，企业的历史与文化不仅存在于档案中，更多地是体现在企业的传统与观念中。目前在已建档的民营企业中，有照搬传统企业档案工作的倾向，存在档案数量增长过快的现象。
民营企业档案工作应正确处理存史与现实利用的关系，档案数量与质量的关系，不计效益、不讲成本的档案工作是不受企业欢迎的，而这一切均需要建立一套相应的约束机制，例如制度约束、成本约束、档案质量控制等。
(二)运行机制的外部构筑
在推动现代企业制度运行中，外部动力机制也是不可缺少的。
1、加大宣传力度，提高民营企业建档的积极性。
为加快民营企业建档工作的进程，档案行政管理部门要加大宣传力度，尤其是要强化民营企业领导的档案意识，使民营企业尽快完成“要我建档”到“我要建档”的转变。
在这方面，浙江省已积累了很好的经验，他们利用有关座谈会、典型引导、有威望民营企业家现身说法等形式大力推动民营企业的建档工作，收到了很好的效果。
2、实行档案登记备案制，加强对国家和社会有保存价值的档案的监控。
民营企业档案虽归民营企业所有，但《档案法》对民营企业档案中对国家和社会有保存价值的档案的管理另有规定，档案行政管理部门应加强对这部分档案的监控力度。这一监管的过程实际上也是促进民营企业档案工作有序运行的过程。
《中华人民共和国档案法实施办法》规定：“属于集体所有、个人所有以及其它不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围”。如2002年1月中共上海市委办公厅、上海市人民政府办公厅《关于进一步加强本市档案工作的若干意见》中，列入登记备案监管的对象包括⑴重大科研项目与重点项目的档案；⑵涉及党和国家领导人来企业视察，市主要领导参加企业的重要会议、重大活动及调研形成的声像档案；⑶涉及公共社会利益的档案，例如民营企业上市有关材料；⑷涉及国家重大利益、安全的档案等。
3、各级档案行政管理部门和工商业管理部门加强指导、服务，联手推动民企建档。
档案行政管理部门和工商业管理部门通过提供法规服务、信息服务、培训服务、中介服务可以成为推进民营企业档案工作的重要动力。
企业自律是民营企业档案管理制度的重要内容，但企业自律不排斥有关部门的引导与服务，有关部门有责任让企业了解档案工作自律的要求、内容。
目前民营企业建档工作发展很不平衡，土生土长的民营企业的问题尤为突出。
档案行政管理部门有推动这类企业建档工作的考虑，但苦于与民营企业缺乏有机联系，常有心有余而力不足之感。为此建议：一是由档案行政管理部门与工商联、行业协会联合召开民营企业主管档案工作领导的座谈会，或通过有关会议让其了解企业档案工作的有关规律、理论与经验。
二是由档案行政管理部门与工商联联合举办民营企业档案人员培训班，加大培训的广度与力度。我国企业档案工作的一条重要历史经验是档案人员的主观能动性与业务素质对企业档案管理水平的影响至关重要。三是档案行政管理部门与工商联联合发布民营企业档案管理办法或章程，为推动民营企业档案工作提供指导性文件，使其有章可循。
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