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会计电算化错帐与手工错帐相比有哪些特点?

会计电算化错帐与手工错帐相比有哪些特点?

会计电算化 快捷 ,是 财务一体化 的 阶段

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2014-04-30 11:30:40
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    一、会计核算计算工具的比较 传统手工会计中,计算工具主要以算盘为主,珠算不过关,必将影响会计业务的核算,因而特别强调珠算的定级。而实现会计电算化后,一切...全部

    一、会计核算计算工具的比较 传统手工会计中,计算工具主要以算盘为主,珠算不过关,必将影响会计业务的核算,因而特别强调珠算的定级。而实现会计电算化后,一切计算均可由计算机来完成,即便是个别填制凭证时的计算,也可通过调用计算机提供的计算器来完成,因此,更应该注重计算机操作能力的培训,以提高工作速度。
     二、工作处理流程的比较 1、 手工帐务处理流程 手工会计工作流程又叫会计循环,是指周而复始进行的会计工作顺序,一般如下: 记日记帐 设置 → 填制记 → 复核 → 过帐 汇总、记总帐 → 编制 → 结帐 帐户 帐凭证 记明细帐 报表 编制试算表 2、 电算化(软件)处理流程 电算化处理流程一般如下: 初始化 → 填制(记 → 复核 → 记帐 → 编制 → 结帐 设置 帐)凭证 报表 。
     3、手工与软件处理流程对比 从以上流程图对比可知,电算化并没有改变手工会计传统的会计循环,但是它提出了对会计信息处理的若干方法,从而改革了核算形式和手工手续。许多工序并不是忽略了,而是由计算机按软件的设定自动在后台处理了。
  其主要表现如下: 1)、初始设置的变化 会计电算化初始设置除具有手工方式的设置帐簿、设置会计科目、录入科目余额、选择记帐凭证类别等之外,增加了自动转帐凭证的设置、凭证限制科目的设置、辅助核算科目的初始化设置等。
     A)、自动转帐凭证的设置: 在日常帐务填制凭证时,每月重复发生的转帐业务可用自动转帐来实现,无需人工干预,直接按自动转帐分录转入有关帐簿。 B)、凭证限制科目的设置 对凭证类型进行了必有或必无科目的限制后,在输入凭证时可对科目作正确性检查, 一旦发现非法对应关系的科目,系统将自动给出错误提示,要求用户修改。
     C)、辅助核算科目的初始化设置 对要求进行辅助核算的科目,例如:数量、外币、个人往来、单位往来、部门核算、项目核算等科目,还应进行相应科目属性的设置以及个人往来目录、单位往来目录、部位目录、项目目录设置等。
   2)、编制会计分录的变化 在会计电算化条件下,编制会计分录的工作不变,但填制记帐凭证时,会计软件可以提供常用摘要、常用凭证等功能,提高填制凭证的工作效率,并能自动进行平衡校验,确保记帐凭证有借必有贷、借贷必相等的记帐原则。
     3)、记帐方法的变化   手工会计记(过)帐采用平行登记,要根据记帐凭证登记相关帐簿,同一数据从记帐凭证再到各相关帐簿的多次转抄,必然增加了核对工作,如试算平衡,帐证核对、帐帐核对等,整个登记和计算的每一个细节均由人工完成,不仅工作量大,到一定时期还要进行试算平衡,如不相等,表明登记过程出了问题,必须查找原因。
    实现会计电算化后,用户只需向计算机发出记帐指令,记帐工作由计算机自动完成,只要填制的记帐凭证无误,保证登帐过程中计算机不发生故障,则帐簿就不会发生差错。 4)、凭证、帐簿的形式发生变化  手工会计中,为了简化记帐凭证的编制工作,对现金收款凭证,因借方科目恒为现金,可省略借方的填写,而对现金付款凭证,因贷方科目恒为现金,也省略了贷方的填写,银行收付款凭证也是如此。
    同时为便于登记现金日记帐和银行存款日记帐,通常 将凭证分为不同格式和不同颜色,以防登帐时出现错误。在会计电算化条件下,录入凭证是日常最繁锁的工作,一般只采用一种凭证录入格式,所有凭证必须借贷双方都要录入,并且自动计算借贷方合计,各分录行的摘要也不能省略。
  计算机打印输出的凭证可按不同类别分类装订。  帐簿的变化更大,手工会计日记帐通常指现金日记帐和银行存款日记帐,在会计电算化条件下,所有科目均可按日记帐输出。手工方式下的总帐是指一级科目的总分类帐,而计算机方式,总帐是指各级科目的期初借贷方余额,借贷方发生额、借贷方累计发生额以及期末借贷方余额等。
  手工明细帐是指按明细科目登记帐簿,而在电算化方式,所有科目均可按明细帐形式输出(包括一级科目和中间级科目的详细记录),手工方式下日记帐需要订本式,而计算机打印输出的帐簿都是统一的打印纸,只需按日期帐类装订成册。
     5)、错帐更正方法的变化 无论是手工方式还是电算化方式,难免不出现这样或那样的错误。手工方式下一般通过划线更正法、红字更正法和补充登记法来更正错误。在电算化条件下,在记帐前凭证出错可由制单人直接修改凭证,不留任何痕迹,。
  当凭证记帐后有错可采用红字更正法或补充登记法加以更正,手工方式的划线更正法不再使用。   6)、对月底结转凭证的处理发生了变化 在月底对转帐业务编制凭证时,传统手工方式需要统计各科目的借、贷方发生额来完成结转工作。
  而在会计电算化条件下,只需要查询相应科目的帐簿数据,无需人工计算即可填制转帐凭证,也可按前述设置自动转帐凭证,自动从相应科目提取数据实现自动转帐。   7)、编制报表的变化 在手工方式下,会计人员首先要通过日常核算数据中提取有关数据(一般从查询帐薄得到),有时还要对数据进行必要的加工(计算),最后才将数据填写到相关报表的指定位置。
  对于同一张报表,可能每一个月都要重复上述操作,可见报表编制的工作量之大。在电算化条件下,只要将报表数据的来源与数据加工(计算)的方法通过编制报表取数公式的形式“告诉”计算机,在帐务数据处理完毕的情况下,通过报表的“取数”操作,报表编制工作也就完成了。
    对于同一张报表,其取数公式往往是可以共用的,无需重复的设置。这将大地提高工作的效率。 三、内部控制方式的比较 手工方式的各种签字、盖章等方式,在电算化条件下,取而代之的是各种权限的控制,通过对不同的操作人员分配不同的操作权限,使具有相关权限的人员才能进入相应功能操作,否则不能进入。
    手工方式的帐证核对、帐帐核对、帐表核对的控制方式,代之更严密的输入控制,电算化方式对输入凭证的数据,可通过各种校验功能确保输入的正确。如录入日期时可采用界限校验;录入科目可用文件校验;录入金额可采用借贷平衡校验以及凭证类别可通过设置借、贷方必有或必无科目校验等,以确保凭证输入的正确性,只要凭证输入正确,便可保证帐证、帐帐和帐表相符。
     四、组织机构的比较 在手工方式下,财务部门的工作人员分为若干组,各管一部分,分别收集资料,各自处理相关业务,并将记帐凭证在各组之间有序传递,为会计核算提供了依据。如工业企业中,一般分为帐务处理、工资、材料、固定资产、成本、销售等小组用于专门的业务核算,设置专人负责记帐,编制报表工作等。
    在电算化条件下,这种内部工作岗位的划分已经不再存在,而代之以新的岗位划分。如设置数据录入、审核记帐、系统管理与维护、会计档案管理、财务分析等工作岗位。 以上组织机构的变化,实现了会计职能机构由核算型向管理型的转化。
  在手工方式,尽管强调会计工作在管理中的地位和作用,但事实上会计人员主要忙于记帐、算帐、报帐等数据处理工作,很难有精力参与管理,甚至连及时提供管理所需的数据信息都成了问题。  实现电算化后,原来的手工核算由计算机代替,会计人员的精力主要集中在数据的采集和信息的利用上,进行会计预测、会计决策、会计控制以及会计分析等活动。
  所以,会计的职能在分析、监督、管理方面大大加强了。 五、其他方面的比较   1、会计档案(数据)的表现形式的变化 手工会计方式下,用于记录会计数据的主要材料是纸张,会计档案主要指各种凭证、帐薄、报表等。
    实现电算化后,用于记录会计数据的是各种磁性材料,如软盘、硬盘以及光盘等,会计档案不仅包括打印输出的各种凭证、帐薄、报表,同时还包括存储会计数据和程序的软盘、硬盘以及其他存贮介质,系统开发运行中编辑的各种文档以及其他会计资料等。
  。新的存储材料体积小,存储量大,易于传递、复制、保管,具有纸张无法比拟的优点,但使用磁性材料后,不能直接读,数据修改后不留痕迹,这也给审计带来了新的课题。     2、会计电算化提高了会计信息的准确性和及时性 现代企业竞争也越来越激烈,对经营管理提出了更高的要求,使会计人员要处理的数据量不断增大,也要求处理更及时准确。
  传统手工方式,会计人员在月底记帐,月初编制报表,会计数据反映不及时。实现电算化后,记帐、报表编制工作可在很短时间内完成,彻底打破了手工处理的局限性,为经营管理者提供了更详细、更准确、更及时的会计信息。
    如销售管理采用计算机处理,可及时提供各销售点的日报单给管理人员,以便了解销售动态,采取相应的调配措施,同时还可及时提供应收帐款的结算情况,以便及时通知欠款单位结清贷款;又如,通过部门核算管理,可及时提供部门的收入与费用数据,为编制部门计划提供了决策依据等。
   3、网络通讯技术的发展,使通过网络来传输会计数据成为现实。  如总公司与子公司之间计算机联网后,尽管在千里之外也可随时相互调用会计数据。这是传统手工会计无法实现的。收起

2014-04-30 09:35:52
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