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企业如何加强会计电算化管理
当今不断开放和竞争日益激烈的市场变化对港口企业的服务水平提出了更高的要求，财务工作效率和质量的高低在很大程度上影响港口企业的服务质量。做好港口企业会计电算化管理是提高港口企业财务管理水平、提升港口企业服务质量的有效途径。
本文从以下五个方面就如何加强港口企业会计电算化管理做简要阐述。 一、建立健...全部
当今不断开放和竞争日益激烈的市场变化对港口企业的服务水平提出了更高的要求，财务工作效率和质量的高低在很大程度上影响港口企业的服务质量。做好港口企业会计电算化管理是提高港口企业财务管理水平、提升港口企业服务质量的有效途径。
本文从以下五个方面就如何加强港口企业会计电算化管理做简要阐述。 一、建立健全会计电算化管理制度。 港口企业会计电算化管理制度是本企业实行和做好会计电算化工作的基本前提和重要基础，它能保证企业会计电算化工作有章可循、有规可依，防止操作人员犯下常识性错误，也可及时对违反会计电算化规定的人员和事例进行必要的处罚和处理。
因此，港口企业应按照《会计电算化管理办法》的精神，结合本企业的实际情况，分析本企业的特点，及时制定本企业的“会计电算化管理规范”，用于指导和规范本企业会计电算化工作。 同时在实施过程中收集和总结该制度存在的问题和不足，要与时俱进，不断紧跟变化了的实际情况，适时修订和完善本企业会计电算化制度，使之紧贴和适应本企业的经营管理客观现实，让会计电算化始终在企业经营管理的大目标指引下健康发展。
二、加强会计电算化的软硬件管理。 在配备合适的计算机硬件的基础上，应慎重选择适用的财务会计软件，我们应深入了解财务软件的性能、质量、价格、服务，选用那些安全可靠、容易操作且经过财政部批准的财务会计软件，必要时可以聘请专门的财务软件公司前来根据本港口生产经营实际、会计核算科目实际设计特制的财务会计软件。
另外，选用财务会计软件时还要考虑到其日后的升级、更新、换代的功能。如果有分支机构，港口企业的总部与下属分支机构最好选用同一品牌和型号的财务会计软件，以保持总部与其分支机构之间财务会计软件的兼容和联网，保持会计资料格式的一致性，也能增强会计数据的共享性，从而有利于促进港口企业财务管理的方便性、规范性，有利于体现本港口企业良好的整体形象。
三、提升会计电算化的人员素质人员的管理是会计电算化管理过程中的重要环节。港口企业首先要选聘思想好、素质高、业务强的人员从事会计电算化工作，接受业务培训并取得会计电算化资格证书，要按照“不相容岗位分离”的原则，合理设置岗位分工，明确各自责权，既分工又协作，既联系又独立，形成相互融合相互制衡的机制。
港口企业应将系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容岗位相互分离，互不兼任，以减少会计电算化人员进行计算机舞弊的可能性。同时，本企业要定期对会计电算化人员进行职业道德教育，抓好业务技能培训，不断更新知识，跟上计算机技术的快速发展。
要防止会计电算化人员故意犯错误和无意犯错误，也防止操作人员的突然离职而影响系统的正常运行，努力降低实行会计电算化而为企业带来的负面效应。 四、强化会计电算化的操作规程和安全管理 会计电算化的操作管理是对电算化过程中的数据的输入、处理和输出进行有效的控制，保证会计记录的正确、完整、及时、顺利。
要求所有数据输入必须经过授权和批准，要将经授权和已批准的数据完整、准确地输入计算机，要采取核对、牵制等手段进行校验，要通过计算机编辑检验来自动检查数据的正确完整，要防止输入出现遗漏、重复、分类错误和编码错误，要防止未经授权的人员私自进行数据的输入。
要对计算机在计算、排序、加计、记帐、合并以及文件更新的加工处理过程进行控制。对计算机打印的纸质会计资料或传递发出电子会计资料的安全性、正确性、及时性要行控制，建立专人负责制等形式保证文件资料安全及时地传送到管理层手中。
通过采取多种措施保持电算化系统运行及数据的安全，对发生的业务数据要进行双重备份，防止备份磁盘的破坏和丢失，在选用存储介质时最好刻录光盘而少用软盘，要尽量避免利用会计电算化机进行上网和收发电子邮件，要防止网络电脑病毒的侵入，最好避免上网。
同时妥善保管会计凭证，综合运用各种手段确保电算化系统的安全有效。五、加强会计电算化的成本管理不断降低会计电算化成本、提高会计电算化的投入效益是港口企业会计电算化工作的重要任务。
首先应控制电算化硬件设施的采购成本，其次要重视会计电算化运行的室内温度、湿度、清洁度等环境因素，尽量避免计算机的提前报废，努力延长计算机的使用寿命。 再次，操作人员对计算机要谨慎操作、小心呵护、定期保养，减少计算机的维修费用。
最后，计算机的磁盘、打印纸、墨盒等耗用品应实行顶点供应、批量采购的制度，会计帐簿坚持年末一次性打印输出的原则，不断降低计算机的耗材费用。综上所述，港口企业只有从以上五个方面加强会计电算化管理，才能够确保企业电算化平稳、连续、持久地正常运行，不断适应改革和市场竞争对企业内部控制制度建设的要求，更好地让现代计算机技术服务于港口企业财务管理。
###会计电算化就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。
内部控制制度是指在一个企业内部，为了保证生产经营活动的高效、有序进行，保护资产的安全和完整而制定并实施的控制方法、措施和程序，为内部会计控制和内部管理控制。 企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化，为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击，使企业的某些内部控制制度在新的环境下显得落后了。
一、电算化会计处理系统对内部控制的影响 1、电子数据如会计报表等的输出均靠的是会计软件对原始数据的加工处理，并将结果存储在磁盘或者软盘中。 所有的记账、会计报表的生成、预测等工作都是由电脑完成。
电脑输出数据的正确与否很大程度上取决于输入数据的正确度，若输入的数据是错误的，电脑不会自动识别，只能将错就错地得出错误的结论，而操作人员可能毫不知情。因此，在电算化系统下，确保输入数据的精确度是基本的前提，这要求一切数据的处理方法和过程都必须规范化，并保持准确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。
2、直接记录在电脑磁盘或光盘上的电子数据取代了手工会计环境下的纸质数据。电子数据与纸质数据的不同是很明显而且是多方面的，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，在电算化环境下通过计算机舞弊和犯罪的可能更大，计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失甚至更大，因此，电算化会计要求提高内部控制的计算机技术和手段。
3、内部控制的核心是人，控制操作人员的职能，也是会计电算化对内部控制提出的新要求。在手工会计系统中，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。
但会计电算化后，职能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主，电算化功能的高度集中导致了职责的集中，某些人员既可从事数据的输入，又可负责数据的输出和报送。 因此，如果不加强内部控制，就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行个性操纵处理结果，从而加大了出现错误和舞弊的风险。
4、会计电算化的最大载体是会计软件，如果会计软件在安装或者操作过程中出现了任何问题，就很可能导致系统中电子数据被破坏甚至丢失。 因此，不仅要保存好相关的纸质数据文件，还要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。
5、网络的迅猛发展及其在财务中的进一步应用带来了层出不穷的新问题。目前财务软件的网络功能主要包括：远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等，实现这些功能就必须有相应的控制，从而形成电算化会计信息系统内部控制的新问题。
由此可见，电算化会计系统下的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较，范围更大、控制程序更复杂，它将职能控制与程序控制、人工控制和计算机控制相结合，是一种综合性多方位的控制制度。
随着计算机在会计工作中的普遍应用，管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。 同时也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。
因此，加强会计电算化内部控制不容忽视。 二、会计电算化条件下内部控制的应对措施 1、要做好管理基础工作，尤其是会计基础工作。管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据。
制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。
2、加强操作程序的控制。制定相应的上机守则与操作规程，是操作控制制度化的具体体现。 上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定。操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求，包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。
这些制度并不是一成不变的，还必须随着经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生，从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。 3、加强人员职能、权限控制。
必须制定相应的组织和管理控制制度，明确职责分工，加强组织控制。职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员（如出纳），在这两者之间进行职责分工的目的，是尽可能保持不相容职能（如业务授权、执行、保管和记录）的分离，以及在电算化部门内部的职责分离。
通过进行内部职责分工，以补救不相容职能集中化的不足。 4、加强系统安全与网络的安全控制。加强系统安全控制的主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。
主要的控制措施包括：（1）订立内部操作制度，禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑；（2）设置操作权限限制；（3）操作人员身份的密码控制；（4）数据存储和处理相隔离；（5）机房的工作环境保护。 网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。
针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括：数据加密技术，访问控制技术，认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题，尽量使用光纤传输，接入口应保密。通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。
5、加强内部审计。内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。内部审计必须包括以下几个方面：（1）以会计资料定期进行审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合有关内控制度，凭证附件是否规范完整等；（2）审查电子数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；（3）监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；（4）对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。
6、要提高会计人员计算机操作业务素质。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。
各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。 7、要做好电算化会计档案管理工作。
为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。 从一定意义上讲，电算化会计产生和发展的过程，也是突破传统会计观念，对现行会计理论和方法提出新问题、新课题，以及研究和确立新的理论和方法的过程。
如电算化会计在系统设计、工作组织、信息处理及帐务处理程序等方式和方法上的改变会计理论和方法的突破和完善。虽然从短期看，这些影响只是渐进性的，但从长期看，随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及应用，新的问题和新的课题将不断出现，如：信息处理网络建立后，企业将如何做到既及时合法提供会计信息，又能有效保护商业秘密；两个会计子系统实现结合后，如何改进现有财务报告；信息经济将对现行会计理论和方法产生什么影响等，对新课题进行深入研究，必将形成新的会计理论和方法，而新的会计理论和方法的确立，又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展。
电算化在会计工作中起着越来越重要的作用，这是一种必然的趋势，我们应该以信心迎接它###会计电算化技术的应用，将广大财会人员从繁重的手工操作中解放出来，有时间和精力参与企业的管理与决策，为企业管理当局、投资者与债权人提供较为准确、及时的财务信息。
财政部制定的《会计电算化工作规范》指出：“开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度。
”根据我国企业的实际情况，笔者认为在会计电算化条件下，应从以下八个方面加强会计管理工作。一、必须加强对计算机系统的硬件和软件的管理 随着计算机在会计工作中的应用，管理部门对由计算机处理的各种数据、报表等会计信息的依赖程度越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能预防或减少使用计算机犯罪的可能性，保证其可靠性和准确性。
会计部门必须针对计算机系统的特点，制定对用于会计工作的计算机硬件和软件有关的操作管理制度和系统维护管理制度。实行会计电算化后，会计人员必须操作计算机才能进行会计核算工作，如果操作不正确会造成系统内数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行。
因此为了保证系统的正常运行，完成预定任务，保证系统内各种资源信息的安全与完整，应制定严密的计算机操作管理制度，包括会计软件的操作工作内容和权限，操作密码的严格管理，预防会计数据未经审核而登入机内账簿，保存上机操作记录，计算机病毒的防范措施等制度。
与此同时加强日常使用管理，防止各种非法人员上机操作，为计算机设备创造一个良好的运行环境，保护机内程序和数据的安全。系统维护管理包括硬件维护与软件维护两部分。硬件维护主要是在系统运行过程中出现硬件故障时，及时进行故障分析，并作检查记录，在设备更新、扩充、修复后，由系统维护人员安装和调试。
建议在硬件维护工作中，一般故障由本单位电算化维护人员负责，较大的故障应及时与硬件生产或销售商联系解决。系统软件维护主要是检查系统文件的完整性以及系统文件是否被非法删除和修改，以保证系统软件的正常运行。
软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。正确性维护是指诊断和改正错误的过程；适应性维护是指单位的会计工作发生变化时，为适应新情况而进行的修改活动；完善性维护是为了改善已有功能的需要而进行的软件修改活动。
二、实行严格的授权控制 为了防止系统非法介入、篡改或发生舞弊行为，必须实行严格的授权控制。利用财务软件权限控制功能，通过对不同人员权限的分配、设置密码等手段对上机操作和动用系统资源加以控制。
由于计算机软件开发人员对软件的结构和设计相当熟悉，他们有能力也有机会进行非正常的数据修改，因此，必须对其操作权限进行严格的限制，不允许软件开发人员有会计记账、修改、出纳等权限。 为此，主管会计应熟悉财务软件，严格掌握操作人员的权限确定权，从而达到保证操作权限控制的有效性，进而保证会计信息和会计资料的真实性、合法。
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