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展会如何招展以及展台搭建流程和需要注意的地方?

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2010-04-01

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    一、 计划立项 1、 工作时段安排;包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。 (1)包括可行性报告分析立项的条件;进行市场调查 对行业而言项目的利润增长点是否够大 地域性的考虑。
  要结合本地的实际特点,立项要符合当地的地区性。 时间性或者季节性的考虑。  项目内容要符合季节特征,比如不能在冬天搞风扇展之类的。 同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。
   (2)实施的具体方案 (3)宣传费用计划表 A、广告时间段的投入 以4-6个月为例,一般的广告投入时间段为:项目开始(前两个月)为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入];三个月左右,重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入,少量在大众媒体上投入];开展前一个月,为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入,以20%的大众媒体,20%的专业媒体] B、广告投放的形式 户外广告(主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等,这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间) 杂志报纸媒体广告(主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等,这些广告主要是在招展之前和招展期间进行) 2、 寻找主办单位。
     (1)主办单位的条件:在当地要有权威性、知名度等 (2)合作方式:一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务,费用形式为展会利润的百分之几;另一种形式为对方单位只是挂名形式,采用一次性付款。
   3、申请各种批文 4、场地联系 以成都为例,四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会。   5、联系宣传媒体 (1) 对象:专业媒体和大众媒体 (2) 方式:直接付款;用展位交换和我们会刊广告交换。
   6、制作邀请函(已经附) 7、建立客户名录(通过会刊收集和杂志、网站等) 二、 实施招展 1、 招展方式:主要是电话联系,其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等 2、 招展的步骤: (1)发布信息(主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位) (2)跟踪拜访(找准负责人) A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访,这一次拜访会产生三种客户:即时决定型、断然拒绝型、提出异议型(分别以5%、10%、75%的比例分布); 针对第一种客户: 问清客户需求 要求进一步促成购买 愉快地答应客户的 针对第二种客户: 了解客户拒绝的原因 为面谈作好准备 二次面谈 向客户推荐下一届展览会 要求客户介绍其它客户 保持关系,待以后联系 针对第三种客户: 问清客户需求和异议 进行第二次拜访 消除顾客顾虑 3、招展中用到的文书:项目邀请函、展位确认书、参展商指南 三、 实施招商 (1) 在招展过程中,可以把拒绝型客户转换成参观商 (2) 通过媒体可以间接招来一些参观商 (3) 主要的招商工作还是在开展前1~2周,承办单位组织招商工作,比如出差到二级市场进行专业观众的组织;发短信息邀请;打电话邀请。
     (4) 组办单位为展会提供的工作 四、 相关活动 展览会的相关活动,是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的,是为参展商和贸易观众提供附加服务,从而提高展览会的形象与档次。
   五、 展会现场 (1) 布展:参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等 (2) 开展:现场的协调;观众的组织;配套的服务等 六、 展会后的控制工作 包括参观参展的意见反馈等,后期了解工作 你可以到凹凸会展网去看看。
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