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应收账款内部控制存在的问题

分别从资信,合同管理,清对和催收办法, 建立坏账准备金制度,内部审计制度方面的

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2018-04-10

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    一、我国企业应收账款管理现状 (供你参考吧)   “三角债”被许多学家称为有“特色”的词汇和现象,在20世纪90年代,企业“三角债”问题曾在中国业界肆虐一时,拖垮了一批企业。
  当时,企业“赖账”成风,而且谁赖账越多,谁就受益最大,以至于在文艺界出现了“黄世仁求杨白劳还债”的小品,辛辣地讽刺了当时的信用状况。  面对存在的问题,国家下大力气整治过,朱总理就曾在1996年提出了5个部门4类商品 (电力、冶金、煤炭、石油等)领域开办票据承兑贴现业务,目的是为了解决这些企业之间的三角债问题,而“三角债”问题也在一定程度上得到了缓解,但应收账款的管理现状又是如何呢?   1。
    应收账款净额居高不下,企业缺乏管理力度。据国家统计局的统计结果显示,企业间的“三角债”规模在2000年年末已累积至1。2万多亿元,其中超过3个月的拖欠已达0。8万亿元;截止到2002年6月末,企业应收账款净额1。
  53万亿元,比上年同期增加3。5%,增幅比5月份提高了0。  3个百分点。另外,国内一些企业日常对应收账款的管理只限于数量方面,而对其账龄、应收账款成本、客户信用等级等资料不予,使得账龄超过3、4年的应收账款大有所在。
  在其他国家看来早可作为坏账处理的应收账款,而我国的一些企业却一直是放在“应收账款”项目下而不是“坏账”项目下,因为这样一来就不会影响企业领导的业绩,并使之有一种“企业经营不错啊,坏账也不太多”的自欺欺人的想法,下任领导也不追讨,也怕损害自己的业绩,于是坏账越来越多,账龄也越来越长,最终企业垮了。
    如此种种,就是“三角债”仍然作祟的直接反映,同时也表明中国市场仍不成熟而且有关机制有待完善。   2。与发达市场经济国家差距较大。我国企业平均坏账率是5%~10%,账款拖欠期平均是90多天,而市场经济发达的美国,平均坏账率是0。
  25%-0。5%,账款拖欠期平均是7天,相差10多倍。  与此同时,美国企业的赊销比例高达90%以上,而我国只有20%,如此大的差距,要想竞争,尤其是要在国际市场参与竞争,能行吗。
  “一手交钱,一手交货”的已经过去,谁不学会赊销,谁就会被淘汰,因此我们国家的企业必须学会赊销、学好赊销,争取在赢得客户的同时又能将应收账款控制在企业可接受的合理的范围内,以迎接国际国内市场的挑战。
       二、我国企业应收账款居高不下的原因分析   (一)企业及产品的竞争力不足   不论是高产品还是一般品,当前几乎都是买方市场,而一些企业在规模、技术、成本的某一方面不具备优势,失去了与其它企业抗衡的能力,导致其市场占有份额很小,而其生产能力却大于其生产份额,这样就产生了供大于求的局面,造成产品积压。
    为了解决产品积压问题,企业在销售过程中又不得不作出了相应的让步,如产品试用期久一些、货款回款期长一些等等,使产品的应收账款从量上和时间上都增加了,随之企业应收账款多、回收不顺畅、资金短缺等等问题就接踵而来。
     (二)忽视信用管理,缺乏风险防范意识   在我国长达几十年的计划经济体制下,社会上只有一种信用,那就是国家信用。  工厂生产什么、销售什么、往来资金如何结算等事项都是由中央计划者统一安排,交易双方都是属国家所有,企业根本不需要担心大量应收账款是否能及时收回以及账款囤积造成的后果。
  然而,经过了20多年的改革和开放,我国已基本步入了市场经济的轨道,市场经济,“信用为本”,但由于我国正处在市场经济初级阶段,社会信用体系尚未建立,法制基础也比较薄弱,再加上地方保护主义的泛滥,使得我国信用短缺现象大量存在,如企业间的资金拖欠、三角债、坑蒙拐骗、呆账坏账等层出不穷,就连被称为“经济警察”的师事务所也失信和造假,而企业经营者对于社会上出现的信用短缺现象孰视无睹,在销售上仍存在着侥幸心理,未对客户资信情况作深入调查,就急于想和对方成交,这样做虽然账面上的销售额有所攀升,但企业反而不会多赚钱,为什么?因为企业忽视了应收账款不能及时收回所带来的风险。
    试想想,假设一个企业平均税前利润是5%,如果他有10万元的货款因为管理不善等原因而成为了坏账的话,为了弥补损失,需增加多少销售额才能弥补亏损呢?答案是200万元。在利润率较低的今天,别说是坏账这个无底洞,就连货款拖延造成的资金成本,也同样能吞噬掉企业几个月的利润。
    例如去年北京中关村仪科慧光公司倒闭案就很能够说明问题。仪科慧光公司的财务状况非常糟糕,一直是负债经营,而且为了营业额看好不惜高价进货,低价销售,窟窿越来越大。从信用管理角度来看,这是一家“高风险”公司,不能与其做生意,更不能赊销了,可是包括联想、方正、紫光等上百家公司把货物赊销给仪科慧光公司,竟然没有一家公司认真、定期考核他的信用状况。
    结果,仪科慧光公司倒闭了,拖欠货款三千多万元,使这上百家公司蒙受巨大损失。   (三)内部控制存在缺陷   1。基础工作不健全。合同之所以成为控制经营风险的手段之一,就在于它依照合同法以文字的形式明确规定买卖双方的权利义务关系,并受到的保护。
  正因为如此,对合同的管理就应该更加慎重、更加完善,但往往在每笔逾期应收账款的后面就缺少了完善有效的合同协议,更有甚者,竟信奉口头上所谓的“君子协定”、“一诺值千金”,一旦因账款收不回而对簿公堂的时候,又拿不出确凿的证据,“哑巴吃黄莲”。
    据有关资料显示,2000年上半年,我国合同违法案件共有5338起,涉案金额达到16。3亿元。   2。考核制度不合理,约束机制不健全。目前大部分企业都实行销售人员工资总额与销售额挂钩的做法,在业绩考核当中,企业只注重销售额,片面追求账面上的高利润额;销售人员为了个人利益,只关心销售任务的完成,采取赊销手段强销商品,使应收账款大幅度上升。
    对于这部分应收账款,企业既未要求经销人员全权负责追款,又未明确规定监督账款回收的部门,从而造成高销售额、低经济效益的局面。 3。内部会计控制不严。《企业财务准则》中明确规定:各种应收账款应当及时清算、催收,定期与对方对账核实。
  经确定无法收回的应收账款,已提坏账准备金的,应当冲减坏账准备金;未提坏账准备金的,应当作为坏账损失,计入当期损益。  在实际工作当中,并非都严格按照准则办事,主要体现在以下几个方面:(1)对发生的应收账款不及时清算,形成账外债权。
  有些国有企业的账外债权竟然达到几十万甚至上百万,而这类问题在日常审计工作中又不易被发现,当人事发生调动时,很容易造成资产流失,同时也为经济犯罪提供方便。  (2)应收账款催收工作不力。
  相关人员态度消极,一些企业甚至连催收部门都没有明确,使得应收账款被拖欠时期超长,收回可能性减小。(3)长期不对账。(4)不按规定确定坏账损失。某些企业为满足一时间的业绩漂亮,将应收账款长期挂在账上,不愿将无望收回的应收账款作为坏账损失,这种现象在上市公司的报表上表现得尤为突出。
    如ST重机的2000年度亏损,其主要原因是天津造船厂所欠货款5022万元因破产无法归还,形成坏账损失,造成管理费用高达10790。34万元。早已明知天津造船厂欠款难以收回的ST重机,并没有在1999年年报和2000年中报中作相应披露,最终令他的投资者感到失望,从而对自身企业的信誉造成不利影响。
     4。缺乏对往来客户的信用评估 企业为了扩大销售,增强竞争力和市场占有率,就得用商业信用采用赊销方式销售商品。目前的现状是销售部门根据市场同类产品的价格、质量及客户以往的信誉决定赊销商品,企业一般都没有专门的信誉评估部门对赊销客户进行经营情况、资金状况和信誉的深入调查和了解,自然就缺少专业的信誉标准,由此决定的赊销行为容易给企业造成损失。
    特别是在有临时客户的情况下,为防止产品的滞销及扩大销售收入的需要,盲目地采取赊销,就更容易造成呆账和坏账,从而影响企业的资金回笼,也使企业的生产经营产生困难,因而对应收账款信用政策的制定也缺乏科学的依据。
  而且,在计算机对往来客户的处理时,没有按规定输入往来客户的名称,有的输入全称,有的输入简称,往往造成同一往来客户在计算机中却有几个客户名,造成计算机登账串户的现象。  在电算化普及的过程中,会计人员的会计专业知识和计算机知识有待规范和提高,否则会造成人员的浪费和工作效率低下的现象。
   5。应收账款的管理缺少金融机构的参与。企业对应收账款进行催收时,企业间的独立性很强,往往通过信函通知、电告催收、派员面谈甚至法律诉讼的方式加以进行,企业劳心劳力。  但面对客户的坏账,还是有种“望账莫及”的感觉。
  主要缺少利用金融机构特别是银行优势对企业应收账款进行催收。 6。应收账款档案管理制度和专项管理制度不够完善 应收账款管理人员很难从档案室获得关于往来应收客户的书面资料。每次清理时,都要花费大量的时间和精力在凭证和账簿中搜寻,给应收账款的管理工作带来极大的不便。
    会计人员离职时,移交工作中缺乏严肃性。一般情况下,交接双方只将应收账款的余额与总账核对无误后,就算手续办完了。对于以前遗留下来的问题,仅仅只是口头叙述,给接管人造成工作上的困难。
  如果遇到问题,接管人又要花费大量的时间去查找资料。在考虑是否应给予往来客户赊销的情况下,很难查找出往来客户的信誉资料,从而造成工作效率低下。   企业财务、供应、销售部门各执其责,缺乏统一的协调管理,一旦发生坏账,部门之间责任不明,相互推委,本来可以在部门之间相互协调就可以挽回的损失也就无法挽回。
  同时,应收账款的管理缺乏事后控制。实际工作中,不少企业仍然采取 “谁挂账谁负责清理”的办法,而没有配备专人来担任这项工作。  “谁挂账谁负责清理”的办法,从表面上看似乎能够行之有效,但实际运作起来往往容易流于形式。
  这是因为挂账人受业务范围的局限及其分工的制约,他实际上只注意把精力集中在本岗位的会计核算和管理工作上,而常常无意识地淡忘了应当及时清理自己曾经挂的账款。是谁挂的账就由谁去清理,这也给核算业务本身就很繁忙的会计人员带来很大的困难,会计人员很难再花费精力去从事催账工作。
    使原来可以通过及时清理而收回的欠款得不到及时的收回,最后形成呆账或坏账,给企业造成不应有的损失。    三、加强企业应收账款管理措施   要加强企业应收账款的管理,笔者认为,提高产品竞争力、注重客户资信调查并加强企业内部控制力度是关键。
     (一)提高产品竞争力   在当前市场经济环境下,企业首先必须加强市场调研,加强企业的经营管理,发挥自身优势,生产适销对路、技术含量高的产品,一改往日在销售中的被动地位,变被动为主动,企业可以有目的地选择订单,也就是选择客户,以减少资金在应收账款上的占用,从而提高企业的经济效益。
     (二)做好资信调查,制定合理信用政策   1。设置独立的资信管理部门   在我国的一些大型中,有的已设立了清欠办公室,对已产生的拖欠进行追讨,不过这是一种被动的、不得已而为之的行为,防患于未然才是更有效、更主动的一种措施。
  在发达国家,一般企业均设有信用管理部,或者设有信用管理经理一职。  借鉴国外的一些先进管理经验,我们国家的企业也需要设置相对独立的资信管理部门或配备自己专职的信用管理人员。
  由于信用管理这门知识对信用管理人员要求非常高,须掌握信息、财务,管理、、统计、营销、公关等多方面的综合知识,同时实践能力和工作经历也必须出色,而我国在信用管理方面的人才相当溃乏,所以企业要想尽快建立自己的资信管理制度和部门,就必须借助于外力,在这一点上可以完全借鉴西方企业的模式。
    当时西方企业建立信用管理制度的时候,通行的做法是聘请一家专业信用管理机构来对企业进行全面指导或帮助企业做一些实际工作,这样企业既省时省力,又不会走弯路走错路,同时又节约了成本。
     根据企业内部牵制制度的规定,作为资信管理部门,应成为企业中一个独立于销售部门、在总经理或董事长直接领导下的中级管理部门,该部门或人员的主要职能是对客户的信用进行事前、事中、事后的全程管理,具体体现在:赊销前考察客户的资信情况,确定是否赊销以及赊销额度的多少、期限的长短;赊销后对应收账款采用进行日常的管理,协助并监督销售人员的催收工作;对逾期的应收账款分清情况分别采用不同的处理办法,力求达到销售最优化和将坏账控制在企业可接受的范围内。
       2。未雨绸缪,对客户资信进行调查,作出赊销决策   企业在赊销前对客户进行资信调查,就是要解决几个;(1)能否和该客户进行商品交易;(2)做多大量,每次信用额控制在多少为宜;(3)采用什么样的交易方式、付款期限和保障措施。
     一般说来,客户的资信程度通常取决于5个方面,即客户的品德、能力、资本、担保和条件,也就是通常所说的“5C”系统,这五个方面的信用资料可以通过以下途径取得:   ①财务报表。  这是信用最理想的信息来源之一,但需注意报表的真实性,最好是取得近期经过审计后的财务报表。
  通过一些比率,特别是对资产的流动性和准时付款能力的比率进行分析,来评价企业能力、资本、条件的好坏,以利于企业提高应收账款投资的决策效果。   ②信用评级报告或向有关国家机构核查。  银行和其他机构或媒体定时都会向社会公布一些客户的信用等级资料,可以从相关报刊资料中进行搜集,也可向客户所在地的工商部门、企业管理部门、税务部门、开户银行的信用部门咨询,了解该企业的资金注册情况、生产经营的、现状与趋势、销货与盈利能力、税金缴纳情况等,看有无不良历史记录来评价企业的品德等。
       ③商业交往信息。企业的每一客户都会同时拥有多个供货单位,所以企业可以通过与同一客户有关的各供货企业交换信用资料,如往来时期的长短、提供的信用条件以及客户支付货款的及时程度。
     对上述信息进行信用综合分析后,企业就可以对客户的信用情况作出判断,并建立客户档案,除客户的基本资料如姓名、电话、住址等以外,还需着重记录客户的财务状况、资本实力以及历史往来记录等,并对每一客户确定相应的信用等级。
    等级可分为A、B、C三等,A级为规模较大、历史往来记录较好或盈利能力和短期偿债能力较好的企业;B级为资产状况和财务状况一般,有一定资产作抵押,在以往交易中经催收能结清货款的企业;C为信誉差、财务状况差、又无资产抵押的企业。
  但需注意的是,信用等级并非一成不变,最好能每年作一次全面审核,以便于能与客户的最新变化保持一致。  对于不同信用等级的客户,企业在销售时就要采取不同的销售策略及结算方式,A、B类客户都可采取赊销方式,只不过是在赊销额和期限上有所区别,赊销额度的确定可根据收益与风险对等原则、客户营运资本净额的一定比例或客户清算价值的一定比例来确定。
  在信用期限的确定上,企业可根据行业惯例进行,或者是采用边际收益法和净现值流量法来确定合理的信用期限,但一定要以增加的收入大于相应的机会成本、管理成本和坏账损失成本为标准。  对于C类客户,一律采用现款交易或采用银行承兑汇票方式进行货款结算,决不能为了单纯地提高销售额而去迁就客户提出的不合理要求。
  一般地,企业在规定信用期限的同时,往往会附有现金折扣条件,即客户若在规定期限内付款的话,可享受一定的折扣优惠,无非是希望客户能尽早支付货款,但要注意把握好度,即提供折扣应以取得的收益大于现金折扣的成本为宜。
       (三)强化内部控制制度管理   1。建立赊销申报制度。企业财务部门或信用部门要对应收账款加强管理,不能只从销售人员口中了解情况,应当建立健全赊销申报制度,严格控制应收账款的发生。
  如客户要求延期付款时,销售部门经办人员就须填制赊销申报单(一式多联)报信用部门审核,在申报单上除了要列明对方单位名称、地址、开户银行及账号等基本外,须重点标明要求赊销金额、赊销期限、有无担保等,信用部门在对客户资信情况调查后,作出赊销决策,在赊销申报单上签署意见,并报企业法定代表人签字后方可列账。
    应收账款列账后,申报部门的负责人及经办人员就成了该笔款项的责任人,并在信用部门的配合、监督下对款项的回收负全责。   2。注重合同管理。企业除现金收入之外的供货业务都必须签订合同,当销售部门收到经信用部门和企业法定代表审核签字后的赊销申报单后,根据审批意见并与客户意见达成一致的情况下签订销售合同。
    销售合同的要素必须齐全而且符合国家法律规定,特别是付款形式、账期和延期付款的具体违约责任都应清楚、准确,最好是能够采用统一的合同范本。另外,销售部门还要将合同影印几份,经有关部门或人员与原件核对无误后分别交信用管理部门、财务部门,以利于其对销售合同的执行、跟踪、检查起监督和预警作用。
       3。建立应收账款清收责任制。企业要针对应收账款管理中经常出现的状况,以制度的形式将债权责任明确下来,以规范有关人员的行为。主要内容应包括:(1)明确划分责任范围,对公司全部的客户的欠款尽可能地落实到个人;(2)明确规定在应收账款未完全收回之前,责任人不得调离企业;(3)明确规定各人的职权范围,对超限额赊销或未经审批赊销的应予以处罚,并承担由此而产生的后果;(4)明确规定隐瞒、变更应收账款事项应负的各种责任;(5)明确规定由于信用部门人员徇私舞弊,调查不实而产生坏账应负的责任;(6)明确规定责任的监督部门,防止责任管理流于形式。
    当然,对于企业内部管理来说,责、权、利是不可分的,应收账款的清收与责任人的利益要挂钩,目标要具体、奖罚要有力,要制订严格的资金回笼考核制度,以实际收到货款数作为赊销申报人的考核目标,这样就可使销售人员明确风险意识,加强货款的回收。
     4。做好应收账款日常管理,加强催收力度。  首先,企业财务部门应按赊销客户名称进行明细核算,定期统计客户的赊销金额、账龄及增减变动情况,信用部门也要经常计算账款回收期、账龄结构、逾期账款率、坏账率等指标,并将结果反馈给企业主管领导,为评估、调整客户的信用等级、信用政策提供依据,同时也能了解赊销总情况。
  其次,企业财务部门应定期向客户寄送对账单,对账单应由双方供销当事人和财务人员确认无误并签章,作为有效的对账依据,如发生差错应及时处理。  对于逾期拖欠的应收账款应编制账龄分析表进行账龄分析,并加紧催收,因为账款最忌讳不及时追讨,据美国收账者协会统计,超过半年的账款回收成功率为57。
  8%,超过1年的账款回收成功率为26。6%,超过2年的账款只有13。6%可以收回。最后,信用管理部门在账龄分析表的基础上,经过追踪、核查,进一步将逾期应收账款按风险程度分为A,B、C三类。  把属于客户有能力偿还,但恶意拖欠不还的划分为A类;因决策失误、经营管理不善等临时性经营困难,但产品有前景而不能及时偿还的划为B类;因天灾人祸、政策调整等不可抗力而导致经营极度困难且扭亏为盈无望的划归为C类。
  对于不同类别的应收账款应采取不同的策略进行催收。对于A类拖欠,应及时采取包括法律手段在内的策略,如借助有权威的第三者进行调解,由仲裁机关仲裁解决等;对于B类拖欠,可以采取物资串换、以物抵债、债转股或要求客户采取一定的补救措施,如重新签订协议可适当延长还款期限但须加收一定的逾期补偿等,协助客户渡过难关;对于C类拖欠,是延期还是让利给对方,宁可少收一点而尽早回笼资金,了结该笔欠款,须经有关部门或主管领导权衡再作处理。
    在催收账款过程中,还需注意收账技巧,切勿因急功近利而丧失一批好的客户。   5。严格按制度办事,建立坏账准备金制度。财务人员应严格按《企业会计准则》规定的要求对应收账款进行及时清算、对账等工作,工作岗位设置中也要注意不相容职务的分离,如记录主营业务收入账簿和应收账款账簿的人员不得开具发票、经手现金,以形成内部牵制,达到控制的目的。
    对于发票,也要定期与销售部门的销货清单和有关科目的金额进行核对,以防账外债权的出现。当然,不管企业采用怎样严格的信用政策,只要存在着商业信用行为,坏账损失的发生总是不可避免的。
  因此,企业应遵循谨慎性原则,建立坏账准备金制度,采用应收账款余额百分比法或其它的方法计提坏账准备金。   。

2018-04-10

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    应收账款内部控制刍议   企业内部控制制度是企业行政领导和各管理部门有关人员,在处理生产经营活动时相互联系、相互制约的一种管理体系,包括为保证企业正常经营所采取的一系列必要的措施。
  长虹,作为中国彩电业的老大,有过年净利润25。9亿元的辉煌,也创下了巨亏37亿元的股市纪录。  长虹的衰败始自1998年的囤积彩管,产品大量积压,与APEX家电进口公司的合作和巨额应收账款的产生。
  截至2004年12月,长虹应收APEX账款4。675亿美元,而根据长虹对APEX公司资产的估算,可能收回的资金只有1。5亿美元左右。尽管APEX公司是长虹在美国最大的合作伙伴,但是在确定信用政策时,长虹考虑坏账风险的策略是令人难以理解的。
    因为,长虹是在APEX公司拖欠国内多家公司巨额欠款情况下,还与其签订了巨额销售合同,说明了长虹作为知名企业,应收账款环节存在重大管理缺陷——没有合理的内部控制制度。长虹案例暴露出我国企业内部控制存在的问题,给各行业带来了警示,应从中吸取教训,尽快建立健全适合我国国情的企业应收账款内部控制制度。
       一、建立应收账款内部控制制度的必要性   (一)加强企业内部控制制度的意义   我国在建立、完善社会主义市场经济过程中,由于体制、机制、制度、环境等原因,企业大都没有形成完善的公司治理结构,再加上内部控制固有的局限性,使企业内部控制薄弱,经济业务随意性大,缺乏有效的监督机制。
    许多企业内部会计监督不力、控制和管理弱化。长虹五亿美元被骗案,说明了我国目前不仅中小企业在销售环节上管理粗放,就连长虹这样素以管理严谨著称的所谓优秀企业,同样是内部控制薄弱,所以加强应收账款内部控制制度更具有重要意义。
     (二)强化和完善内部控制制度的必要性   随着市场经济的发展,企业应收账款数额明显增多,采用较为优惠的信用条件进行赊销,把存货转化为应收账款,减少产品库存,可节约相关的开支。
    根据有关部门调查,我国企业应收账款占流动资金的比重为50%以上,远远高于发达国家20%的水平。企业之间尤其是国有企业之间相互拖欠货款,造成逾期应收账款居高不下,已成为经济运行中的一大顽症。
  在发达市场经济中,企业逾期应收账款总额一般不高于10%,而在我国,这一比率高达60%以上。  应收账款管理不善,降低了企业资金使用率,夸大了经营成果,增加了企业风险。美国一家公司的调查结论是,70%的公司破产是由于内部控制不力所致。
     随着现代企业管理理念的逐步深入和细化,内部控制制度的建立愈发显其必要性,其逐步完善也需要建立在一种严密的控制环境中。  内部控制有效的公司,受益是无处不在的;内部控制松散的公司,势必要为此付出惨痛的代价,国内外这种案例是不胜枚举的。
  有着200多年悠久历史资本雄厚的巴林银行,在其衍生金融产品的不当操作下宣告破产,即是一种内部控制失败的典型案例。   二、应收账款内部控制的主要环节   应收账款是企业的资金投放,是为了扩大销售和盈利而进行的投资。
    投资肯定要发生成本,这就需要在应收账款信用政策所增加的盈利和成本之间做出权衡。只有当应收账款所增加的盈利超过成本时,才应当实施应收账款赊销。如果应收账款赊销有着良好的盈利前景,就应当放宽信用条件增加赊销量。
  企业赊销业务内部控制度的建立,既要结合实际,又要考虑客户状况;既要防止不顾自身承受能力的过量赊销,又要杜绝不顾客户信用状况的盲目赊销。  具体应把握好以下几个环节:   (一)建立销售与应收账款内部控制系统   销售与收款的业务流程包括向顾客接受订货单、核准赊销、发运商品、开销货发票、记录收益和应收款,以及记载现金收入等程序和方法。
  坚持审批与执行分管原则,坚持不相容职务分离制度。如接受客户订单的人,不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作;填制销货通知的人,不能同时负责发出商品工作;开具发票的人,不能同时负责货款的收取和退款工作;会计人员不能同时负责销售业务各环节的工作。
    此项组织规划控制与订单、价格、发票、收款、售后服务、内部审计等一起组成一个销售与应收账款内部控制系统。一个有效运行的销售与应收账款内部控制系统可以通过不同岗位的牵制与协调及时传送、反馈销售与收款过程中的各种信息,是防范、降低应收账款回收风险的前提。
     (二)客户资信的调查与评价,建立客户资信档案   客户资信程度的高低通常取决于以下五个方面,即信用品质、偿付能力、资本、抵押品、经济状况。  根据这五个方面设计一组具有代表性,能够说明客户信用品质、付款能力和财务状况的定量指标和定性指标,如赊购付款履约情况、资产负债率、流动比率、存货周转率等等,作为信用风险评级指标,根据各项指标的重要性确定其相应的风险权数,然后对客户资信展开调查,计算各客户累计风险系数,按照客户累计风险系数进行排队,评定客户的信用等级,对客户档案资料实行动态管理。
       (三)签订销售合同,制定信用条件   对赊销的客户一定要签订销售合同,合同的一项重要内容就是给客户什么样的信用条件,包括信用期限、信用额度和现金折扣。
  宽松的信用条件会产生大量的应收账款,反之,偏紧的信用条件会减少应收账款的资产占有率。给予客户信用条件应当以客户为企业所创造的边际收益作为主要标准。  边际收益是赊销额扣除变动成本和信用成本后的余额。
  综合客户的年购货额、信用等级,比较不同信用条件下客户为企业带来的经济收益和企业为客户付出信用的机会成本、坏账损失、收账费用,选择给企业带来收益最大、坏账风险最小的方案,最大限度地防止客户拖欠账款。
     (四)应收账款的日常管理   1。  应收账款追踪分析。市场供求关系瞬息万变,客户所赊购的商品能否顺利地实现销售与变现,履行赊购企业的信用条件,取决于以下几个方面:市场供求状况;客户的信用品质;客户的现金持有量与调剂程度。
  每一笔赊销业务发生后,都需要对应收账款的运行过程进行追踪分析。   2。  定期分析应收账款账龄。企业应收账款发生的时间不一,逾期时间越长,越容易形成坏账。所以财务部门应定期分析应收账款账龄,向业务部门提供应收账款账龄数据及比率,催促业务部门收回逾期的账款。
     3。实行滚动收款。根据每一笔应收账款发生时间的先后滚动收款,可以及时了解客户赊购商品的销售动态,及时了解客户的财务资金状况,及时处理有关业务事宜,还可以减少对账的工作量。     4。
  建立坏账准备金制度。坏账损失是无法避免的,有的是债务人发生重大自然灾害,有的是债务人破产,有的是债务人突然死亡,有的是市场供求发生变化等,这些都会导致该项应收账款部分或全部无法收回。因此,按照会计谨慎性原则要求,应建立坏账准备金制度。
  当发生坏账时,用提取的坏账准备金抵补坏账损失。     5。采用积极收款政策。建立赊销审批制度,从源头上采取避免损失的措施,实行“谁审批,谁负责”,对每一笔应收账款业务的发生都有明确的责任人。
  经办人员应对自己经办的每笔业务进行事后监督,直至收回资金为止。企业可将货款回笼作为考核销售部门及销售人员业绩的一项主要指标,并建立指标考核体系,根据实际回收情况与清欠人员的工资挂钩。  逾期未结欠款是应收账款内控制度的一个重要环节。
  企业应建立逾期未结欠款的预警机制,及时发现、及时上报、各层次的责任人依照授权及时处理,工作重点是组织力量抓紧催收。对于信用状况恶化、坏账迹象明显的客户,应当采取断然措施,加大清收力度。   三、企业应收账款内部控制存在的问题   (一)赊销管理现状   应收账款作为企业的一项资产,代表着企业的债权,体现着企业未来的现金流入;作为一种信用结算方式,应收账款又是企业为了扩大市场占有率,常常大量运用的商业信用方式。
    目前上市公司应收账款在数量上呈现逐年增加的趋势,应收账款数额巨大。   造成应收账款逐年增长的原因主要是主营业务收入的增长。目前有些公司应收账款增长速度接近甚至超过主营业务收入的增长速度。
  有些应收账款余额较大的上市公司,甚至在主营业务收入逐年下降的情况下,应收账款反而显著增加。     利用应收账款坏账准备调节利润的情况屡见不鲜。坏账准备上升的趋势反映出坏账的风险逐年加大。
  作为流动资产列入资产负债表上的应收账款仅指不超过一年或一年经营周期的应收销售款,超过此时间限度的,就应视为坏账。应收账款账龄的老化,在上市公司是一个不争的事实。许多上市公司为了使报表所反映出的流动比率、利润更为美观,对应该确认为坏账的应收账款视而不见,以达到粉饰门面的效果,最终导致企业外表光鲜,内部却伤痕累累。
       目前多数公司已实现的还款数额比起应收账款总额来非常小,并且清欠计划都比较长,更令人担心的是欠款方多数时候都用非现金抵债,要么是股权、债权,要么是变卖家当以还债,或是房产、机器设备,甚至商标权也可充当,这些资产的质量又常令人有不实之感。
     (二)应收账款形成的原因   商业竞争是发生应收账款的主要原因。  市场经济的竞争机制迫使企业以各种手段扩大销售。相同条件下,赊销产品的销售量将大于现金销售产品的销售量。
     企业内部控制在执行、实施、评价、监督等方面存在不少问题。例如,最近发生的中航油新加坡公司违规炒作油品期货,造成5。5亿美元巨额亏损案例,就与管理层不执行已经制定的内部控制制度有关。
    有些企业经济意识淡薄,管理水平低,缺乏健全的应收账款管理制度,或有章不循,或财务部门与其他业务部门不能及时核对账目,缺乏有效的应收账款清理措施,核算与销售脱节的问题不能及时披露并合理得以解决,造成企业应收账款账龄老化,总额逐年增加。
     为了扩大销售,在事先缺乏对客户资信作深入调查,对应收账款进行风险评估的情况下,盲目地采取赊销策略,造成账面上的高额利润,而被客户拖欠所占用的大量流动资金难以收回,给企业带来虚盈实亏。
       一些企业为了鼓励销售人员完成销售任务,通常将完成销售任务与本人工资报酬挂钩,却不把对应收账款的核算纳入考核指标。一些销售人员为了超额完成销售指标,往往采取赊销、回扣等手段强行销售商品,导致应收账款大幅度上升并沉积,影响企业的发展和再生产正常进行。
     (三)企业应收账款管理中存在的问题   1。  法人治理结构不完善,财务控制组织形同虚设。由于过去长期计划经济的影响,许多管理者的管理思想和经营方式还停留在行政领导的角色上,没有从根本上转变经营观念,把企业当作自主经营、自负盈亏的法人实体和经营个体。
  企业的公司制改造也没有从根本上解决这个问题。   2。  风险意识差,内部压力不够。从我国企业现状来看,企业的风险意识并没有提高到应有的高度,没有形成风险意识,更缺乏有效的风险管理机制。
  能否搞好内部控制工作的重要因素,取决于内部控制人员的责任感。如果内部控制人员风险意识差,从主观上缺乏对问题的控制能力,错误地估计和判断了控制事项,对重大错误或舞弊现象就容易忽略,产生控制风险。
       3。内部管理混乱,会计控制乏力。有些单位的规章制度不健全,尤其是缺乏监督制度。连起码的内部审计机构或人员也不设置,甚至连简单的内部牵制制度也不要,即使有且健全,但却不落实、不执行制度、不按制度考核,形同虚设,同样不可能发挥其制约、监督作用。
     4。  共同舞弊,会计控制失效。财务监督与控制本身是建立在相互牵制之上的。而一些单位本身应相互牵制的却联合起来,共同舞弊,这就使得任何规章制度在其面前只能是一纸空文。
  在销售与收款方面的舞弊行为主要表现有:为满足某些个人或小集团利益的需要,通过对外大量赊销来虚增企业赢利,骗取企业的奖励;有的甚至与不法商户相互勾结,里应外合,通过赊销来转移企业财产,故意让企业形成坏账,无法收回,自己将骗取的企业财产据为己有。
       四、应收账款内控制度的完善途径   应收账款环节内部控制的目标在于规范赊销行为,避免坏账风险,求得利润最大化。针对这一目标以及当前我国企业应收账款管理中存在的主要问题,企业必须以如下内容为重点,进行内部控制制度的完善:   (一)建立健全赊销制度,严格执行不相容职务分离   首先在财务上,企业要指定专人具体负责赊销商品的明细管理,按赊销单位全称及经办人设立台账,详细、序时地记载赊销商品的数量和金额。
    销售与收款活动的不相容职务分离,要求单位不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。主要应落实在两个层次上:第一层,将赊销、审计和审批三个关键控制点分离。销售部门只有经过内部相关部门的审计,按赊销管理权限报有关管理层审批后,方可对外赊销。
  第二层,对赊销工作做进一步分工,制定严格的工作程序,共同负责。  按财政部颁布的《内部会计控制规范——销售与收款》的规定,单位应当建立应收账款业务的岗位责任制,根据具体情况对办理应收账款业务的人员进行岗位轮换。
     (二)规范授权机制   授权机制是指企业在处理经济业务时,必须经过授权批准以便进行控制,它主要解决“分级”问题。  分级授权体现纵向控制的思想:将工作按不同层次加以划分,各个层次彼此制约,各司其职;每一层管理者既是上层管理者的授权客体,又是向下级管理者进行授权的主体。
  根据目前我国企业的实际情况,对赊销业务审批的责任人可以分为分管副总、总经理、董事会及股东大会四个层次。企业结合每个客户的不同情况,制定出相应的信用控制标准,授予不同的信用期限和信用额。  若客户超过规定的付款期限或者付款额,金额较小时,按金额权限分别由分管付总和总经理审批;金额较大时,则应由董事会审批;金额巨大的,则必须由股东大会审议通过。
     (三)建立健全赊销业务内部审计制度   内部审计与监督是内部控制的重要组成部分,在内控系统中肩负着监督和纠偏的功能。  在应收账款业务中,内部审计也要贯穿销售、记录、收款和信息披露全过程,找出业务流程中的薄弱环节和存在的问题,帮助企业建立相对合理的赊销内部控制制度,以强化相应的内部管理。
     (四)优化环境,保证内控制度有效运行   应收账款内部控制的最终目标是规范赊销业务,避免坏账损失,求得利润最大化。  内部控制制度的完善是否一定能够保证避免坏账损失呢?英国有关内部控制的哈姆佩尔报告认为:内部控制只能为此提供“合理的”保证,而非“有效性”的保证。
  事实上,确保会计目标实现的关键在于公司治理机制和内部控制制度两个方面的共同完善:内部控制作为由管理当局为履行管理目标而建立的一系列规则、政策和组织实施程序,与公司治理密不可分;内部控制作用的发挥需要公司治理规范的创新以及内部控制与公司治理的对接为基础。
       完善外部监管环境,重视风险控制。要加强注册会计师在应收账款业务审计中的责任。必须将评估和考核被审计单位应收账款业务内控制度工作,作为注册会计师审计中符合性测试和实质性测试的重点内容,以此来充分揭示出应收账款潜在的风险,客观评价企业的资产质量和经营成果。
       五、应收账款内控制度现实应用   宝钢股份销售管理的一大特点是高度的信息化管理,产品销售信息自动生成,实现从产品价格库生成、登记客户需求、签订合同、运输发货、财务评审和结算、产品质量异议处理等全过程控制。
  其主要流程是处理订单、签订合同、发出货物、结算货款四个基本环节,值得借鉴。     1。应收账款控制。公司制定了《应收账款管理及核算办法》和《应收账款管理岗位流程》,有效地规范了应收账款管理工作。
  该办法和流程对应收账款分事前、事中、事后三阶段进行管理,明确规定了对客户信用管理、公司内部的账务处理、信息互通和日常监督、催款管理、应收账款分析报告、账龄管理、对账管理以及申报坏账等八方面的管理工作;公司对客户赊销、取得保证、限期回收货款的原则,并通过业务和财务双重评审,特别强调销售人员对应收账款的催收、应收账款账龄分析和逾期应收账款报告及追加法律保全等控制程序。
       2。坏账控制。该公司的《坏账管理办法》从职责上对申报单位、法务处、财会处进行了分工,对坏账核销的处理程序有明确规定,特别强调坏账申报、财务处审核、坏账核销的批准、坏账核销的会计处理等环节的规范化处理,同时要求坏账核销后继续催款,做到账销案存。
  已注销的坏账收回时能及时入账,不会形成账外款。     建立和完善内部控制是企业在市场经济下必然的选择。但必须看到,在我国现实国情下,内部控制的建设不是短期内就能完成的,也不是单靠企业自身的努力就可以达到的。
  只有政府、企业、社会各方面共同协作,才能早日建成适合国情具有中国特色的内部控制框架体系,促进我国社会主义市场经济的健康、持续、稳定发展。   。

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