搜索
首页 生活 礼节礼仪

商务交接仪式应该怎么准备?

商务交接仪式应该怎么准备?

全部回答

2016-10-09

58 0

    交接仪式,在商界一般是指施工单位依照合同将已经建设、安装完成的工程项目或大型设备,如厂房、商厦、宾馆、办公楼、机场、码头、车站或飞机、轮船、火车、机械、物资等,经验收合格后正式移交给使用单位之时,所举行的庆祝典礼。
  举行交接仪式的重要意义在于,它既是商务伙伴们对所进行过的成功合作的庆贺,也是对给予过自己关怀、支持、帮助和理解的社会各界的答谢,又是接收单位与施工、安装单位巧妙地利用时机,为双方各自提高知名度和美誉度而进行的一种公开宣传活动。
    交接的礼仪,一般是指在举行交接仪式时所须遵守的有关规范。通常,它包括交接仪式的准备、交接仪式的程序、交接仪式的参加等三个方面的主要内容。以下分别对其加以介绍。首先要做好交接仪式的准备。
  准备交接仪式,主要要关注下列三件事,即来宾的邀约、现场的布置和物品的预备。来宾的邀请,一般应由交接仪式的东道主——施工、安装单位负责。  在具体拟订来宾名单时,施工、安装单位亦应主动征求自己的合作伙伴——接收单位的意见。
  接收单位对于施工、安装单位所草拟的名单不宜过于挑剔,不过可以酌情提出自己的一些合理建议。在一般情况下,参加交接仪式的人数自然越多越好。如果参加者太少,难免会使仪式显得冷冷清清。但是,在宏观上确定参加者的总人数时,必须兼顾场地条件与接待能力,切忌贪多。
    从原则上来讲,交接仪式的出席人员应当包括施工、安装单位的有关人员,接收单位的有关人员,上级主管部门的有关人员,当地政府的有关人员,行业组织,社会团体的有关人员,各界知名人士,新闻界人士以及协作单位的有关人员等。
   在上述人员之中,除施工、安装单位与接收单位的有关人员之外,对于其他所有的人员,均应提前送达或寄达正式的书面邀请,以示对对方的尊重之意。  邀请上级主管部门、当地政府、行业组织的有关人员时,虽不必勉强对方,但却必须努力争取,要表现得心诚意切。
  因为利用举行交接仪式这一良机,使施工、安装单位、接收单位,与上级主管部门、当地政府、行业组织进行多方接触,不仅可以宣传自己的工作成绩,而且也有助于与有关各方之间进一步地实现相互理解和相互沟通。
    若非涉密或暂且不宜广而告之,在举行交接仪式时,东道主既要争取多邀请新闻界的人士参加,并且尽可能地为其提供便利。对于不邀而至的新闻界人士,亦应尽量来者不拒。至于邀请海外的媒体参加交接仪式的问题,则必须认真遵守有关的外事规则与外事纪律,事先履行必要的报批手续。
  举行交接仪式的现场,亦称交接仪式的会场。  在对其进行选择时,通常应视交接仪式的重要程度、全体出席者的具体人数、交接仪式的具体程序与内容,以及是否要求对其进行保密等几个方面的因素而定。
  根据常规,一般可将交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场。有时,亦可将其酌情安排在东道主单位本部的会议厅,或者由施工、安装单位与接收单位双方共同认可的其他场所。
    将交接仪式安排在业已建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场举行,其最大的好处是可使全体出席仪式的人员身临其境,获得对被交付使用的工程项目或大型设备的直观而形象的了解,并能掌握较为充分的第一手资料。
  倘若在交接仪式举行之后安排来宾进行参观,则更方便。  不过,若是在现场举行交接仪式,往往进行准备的工作量较大。另外,由于将被交付的工程项目或大型设备归接收将交接仪式安排在东道主单位本部的会议厅举行,可免除大量的接待工作,会场的布置也十分便利。
  特别是在将被交付的工程项目、大型设备不宜为外人参观,或者暂时不方便外人参观的情况下,以东道主单位本部的会议厅作为举行交接仪式的现场,不失为一种较好的选择。  但是,此种选择的主要缺憾是东道主单位往往需要付出更多的人力、财力、物力,而且全体来宾对于将被交付的工程项目或大型设备缺乏身临其境的直观感受。
  如果将被交付的工程项目或大型设备的现场条件欠佳,或是出于东道主单位的本部不在当地以及将要出席仪式的人员较多等其他原因,经施工、安装单位提议,并经接收单位同意之后,交接仪式亦可在其他场所举行。  例如,宾馆的多功能厅、外单位出租的礼堂或大厅等处,都可用来举行交接仪式。
  在其他场所举行交接仪式,尽管开支较高,但可省去大量的安排、布置工作,而且还可以提升仪式的档次。在交接仪式上,有不少需要使用的物品,应由东道主一方提前进行准备。首先,必不可少的,是作为交接象征之物的有关物品,如验收文件、一览表、钥匙等。
    验收文件,是指已经公证的由交接双方正式签署的接收证明性文件。一览表,是指交付给接收单位的全部物资、设备或其他物品的名称、数量明细表。钥匙,则是指用来开启被交接的建筑物或机械设备的钥匙。
  在一般情况下,因其具有象征性意义,故预备一把即可。 除此之外,主办交接仪式的单位,还需为交接仪式的现场准备一些用以烘托喜庆气氛的物品,并为来宾备一份薄礼。  在交接仪式的现场,可临时搭建一处主席台。
  必要时,应在其上铺设一块红地毯。至少,也要预备足量的桌椅。在主席台上方,应悬挂一条红色巨型横幅,上书交接仪式的具体名称,如“某某工程交接仪式”,或“热烈庆祝某某工程正式交付使用”。在举行交接仪式的现场四周,尤其是在正门入口之处、干道两侧、交接物四周,可酌情悬挂一定数量的彩带、彩旗、彩球,并放置一些色泽艳丽、花朵硕大的盆花,用以美化环境。
    若来宾所赠送的祝贺性花篮较多,可依照约定俗成的顺序,如“先来后到”、“不排名次”等,将其呈一列摆放在主席台正前方,或是分成两行摆放在现场入口处门外的两侧。在此两处同时摆放,也是可以的。
  不过,若是来宾所赠的花篮甚少,则不必将其公开陈列在外。在交接仪式上角以赠送给来宾的礼品,应突出其纪念性、宣传性。  被交接的工程项目、大型设备的微缩模型,或以其为主角的画册、明信片、纪念章、领带针、钥匙扣等,皆为上佳之选。
  

类似问题换一批

热度TOP

相关推荐
加载中...

热点搜索 换一换

生活
礼节礼仪
服装/首饰
美容/塑身
购车养车
家电
美食/烹饪
购物
购房置业
婚嫁
生活常识
家居装修
交通出行
起名
保健养生
育儿
礼节礼仪
礼节礼仪
举报
举报原因(必选):
取消确定举报